Назад к списку

Электронный документооборот с 1С 

Сколько квадратных метров в вашем офисе занимает бумажный архив документов? А сколько уходит денег на приобретение бумаги? Сколько уходит средств на содержание данного архива с учетом квадратных метров и человеко-часов, если представить, что работа с ними не автоматизирована? Да, и не забудьте посчитать сколько вы тратите на отправку документов вашим контрагентам. Несущественно? А если суммировать как среднее за год? В конечном итоге может выйти кругленькая сумма, часть которой можно переориентировать на автоматизацию данного процесса.  
Я считаю, что вместо стеллажа с документами будет лучше смотреться диван для клиентов или на крайний случай какая-нибудь растительность. Например, денежное дерево. И так, коллеги, сегодня мы поговорим об электронном документообороте (ЭДО). 



Круговорот документов в природе организации

Для начала давайте разберем на примере бумажного документооборота, что такое документооборот, - это как круговорот воды в природе? Вроде похоже: документооборот-круговорот…

В организациях, ориентированных на сектор B2B, которые занимаются оказанием услуг или реализацией товаров, существует документооборот, подтверждающий факт выполнения сделки. В документообороте участвуют документы продавца (поставщика) и покупателя. Когда мы собираемся приобрести, например, программное обеспечение, в первую очередь мы заключаем лицензионный договор с поставщиком, где отображаются основные реквизиты компаний, между которыми заключается условия передачи прав на программное обеспечение - права и обязательства сторон. Данный договор подписывается как покупателем, так и продавцом. Юридически значимым договор становится после заверения печатью, за исключением индивидуальных предпринимателей, они могут осуществлять деятельность и подписывать документы без печати. 

После того как поставщик у себя в учетной программе сделает реализацию товаров, он подготавливает акт на передачу прав, который распечатывается в двух экземплярах, подписывается руководителем организации и определенным способом отправляется покупателю (курьером, почтой, транспортной компанией). В свою очередь покупатель, при получении данных документов тоже ставит в них свою подпись, отображает документы в учетной программе и отправляет их обратно. Среднее время на закрытие сделки при подобной схеме занимает порядка 7-10 дней. 


Бумажный документооборот – насколько выгодно?

И так, сколько документов у нас получилось? Давайте разберем в среднем: 

  • Лицензионный договор (минимум 2 листа, две копии); 
  • Акт на передачу прав (две копии); 
  • Счет фактура (если поставщик работает с НДС, две копии). 

Итого: 3 документа (8 листов бумаги). 

Представим, что в день компания заключает договора и продает программы трем новым клиентам: 

  • 3 х 8=24 листов бумаги в день, 120 в неделю, 516 в месяц, 6 192 в год! И это при идеальных условиях без перепечатывания документов.  



А теперь предлагаю посчитать во сколько это обходится. 

В среднем пачка бумаги стоит около 270 руб. (500 листов), то есть 1,85 за лист. Немного, согласен, НО: 

  • На данное количество листов необходимо заправить принтер в среднем 2,5 раза. Это 1 500 руб.; 
  • Пакет документов, представленный нами в количестве 8 листов, упакованных в конверт – это около 50 гр., если отправлять стандартной почтой, то на данный момент — это около 23 руб. за каждую отправку; 
  • Конверт на пакет документов – 1 руб. 


Посчитаем все более конкретно: 

  • 6 192*1,82+1500=12 770 (округленно) за количество израсходованных листов с учетом расходов на принтер; 
  • (6 192/8)*23=17 802 – стоимость почтовых отправлений в год. 

Забыл посчитать конверты! 6 192/8=774 комплекта документов плюсом к каждому по 1 руб. за конверт - 774 руб. сверху. 


В итоге у нас получилось 12 770+17 802+774=31 346 руб. в год! И это без учета человеко-часов по упаковке документов, стеллажей с документами на квадратных метрах, покупки папок под документы.


А знаете, что можно приобрести ценного для организации на полученную сумму, особенно, если на месте пользуются программами «1С»? Годовую подписку на «1С:ИТС» уровня ПРОФ, куда помимо прочих сервисов, которые расширяют возможности пользователей, входят целых два сервиса по ЭДО!


Почему ЭДО?

На мой взгляд тут все просто. Поскольку я надеюсь, что временна шаблонных договоров, заполняемых от руки, прошли, скажу, что любой документ создается в электронном виде. Тогда почему же не отправлять эти документы в том виде, в котором они создаются, чтобы сразу и без всяких непредвиденных ситуаций? В этом плане система ЭДО способна значительно упростить и оптимизировать работу с документами. Тем более все документы, передаваемые посредствам операторов электронного документооборота, являются юридически значимыми, поскольку заверены электронной подписью, выданной удостоверяющим центром.


ЭДО в 1С

На рынке систем электронного документооборота присутствует обширный выбор операторов, предоставляющих свои услуги, но мы говорим об «1С», поэтому дальше немного обсудим ЭДО в рамках решений «1С».

В «1С» реализовано два решения по ЭДО: «1С-Такском» - совместная разработка Фирмы «1С» и оператора электронного документооборота компании «Такском» - они одни из первых кто реализовал электронный документооборот в своих учетных системах - и «1С-ЭДО» - собственная разработка.

Функциональность сервисов почти одинакова, однако у «1С-ЭДО» есть некоторые преимущества: 

  • Предусмотрена возможность создавать несколько учетных записей участника ЭДО от разных операторов, а после настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями; 
  • Есть возможность обмена электронными документами между контрагентами-пользователями «1С-ЭДО», если они подключены через разных операторов (роуминг). 

Внесу ясность по второму пункту. Многие поставщики услуг по ЭДО ориентированы на обмен документами только между собой, то есть, если у вашего контрагента оператор, условно назовем его буквой «А», то и у вашей организации должен быть оператор «А». Казалось бы, это немного ограничивает возможности обмена электронными документами, но для подобного случая в сервисе от «1С» разработали так называемый роуминг, который позволяет обмениваться электронными документами вне зависимости от привязки к оператору. 

В конечном счете выбор сервиса все равно зависит от потребностей конкретного пользователя и организации, тем более что «1С-Такском» и «1С-ЭДО» входят в стандартный набор сервисов договоров ИТС ПРОФ и ИТС Техно. Различия только в количестве бесплатно отправляемых документов в месяц - 100 и 50 комплектов соответственно. При превышении лимита, взымается плата в размере 10 рублей за каждый отправленный комплект документов. Все входящие документы никак не тарифицируются, то есть бесплатны.


Польза от ЭДО на практике

Приведу небольшой пример из практики нашей организации. Раз в месяц мы выставляем первичную документацию нашим клиентам на оказание услуг в рамках сопровождения «1С». Процесс это рутинный и трудозатратный по времени. 

Вначале руководитель отдела сопровождения собирает данные из системы учета о проделанной работе сотрудников по взаимодействию с клиентами, считает человеко-часы, соотносит их с текущей тарифной сеткой в рамках услуг сопровождения и формирует саму документацию.

Далее офис-менеджер распечатывает всю необходимую первичную документацию включая договор на оказание услуг, если клиент новый, что увеличивает стоимость отправки документов, и распределяет все по конвертам. Вроде бы ничего сложно, но давайте придадим немного детальности:

  • Офис-менеджер распечатывает комплект документов (их может быть много); 
  • Приносит их на подпись руководителю организации; 
  • Сортирует их по пункту назначения; 
  • Распределяет все комплекты по конвертам; 
  • Указывает получателя на каждом из конвертов, сверяя данные с системой учета; 
  • Запаковывает каждый конверт; 
  • Взвешивает уже запакованные конверты; 
  • Наклеивает марки в соответствии с тарифной сеткой «Почты России» и исходя из полученного объема отправлений. 

Спустя определенное количество дней, когда наша часть документов придет обратно, офис-менеджер «вшивает» их в увесистые папки, которые пылятся на полках стеллажей. Это вариант без потери документов. К сожалению, бывает так, что в пути возможна утеря комплекта, что значительно увеличивает сроки принятия к учету важных документов.

Какой выход мы нашли? Все тот же ЭДО! На данный момент мы активно прорабатываем вопрос перехода клиентов на сопровождении на систему ЭДО, которая доступна им бесплатно, потому что они являются подписчиками «1С:ИТС». 

И теперь процесс выглядит немного иначе:

  • Руководитель отдела сопровождения формирует документы и ставит в очередь на подпись руководителю организации;
  • Документы подписываются электронной подписью;
  • Офис-менеджер отправляет комплекты документов;
  • Все.

Добавлю, что весь данный процесс производится прямо в учетной системе, то есть в программе «1С». 

Каков результат? Оптимизация работы сотрудников путем избавления от действий, которые поддаются автоматизации. В данном случае работа с контрагентами, с которыми у нас настроен обмен по ЭДО стала эффективней на 85%!


Итог

В идеальной картине мира ЭДО действительно способен оптимизировать работу. Но не будем забывать, что процесс этот должен быть двусторонним. Конечно, мало толку, если у Вас будет настроена система ЭДО, а у Ваших контрагентов нет. Какая же тут оптимизация, если все равно придется заниматься дорогостоящими почтовыми отправлениями со столь непрактичными затратами по человеко-часам?

Отчасти развитию инфраструктуры препятствует непонимание преимуществ сервисов электронного документооборота и нежелание менять устоявшийся функционал в бизнес-процессах, сложности с обучением новых функций. Хотя, поверьте мне, в ЭДО от «1С» нет ничего сложного. Это всего лишь функция в привычном интерфейсе программ «1С».

Перемены коллективом всегда воспринимаются насторожено. Как с этим бороться решать Вам. Я лишь постарался объяснить насколько эффективной может быть система ЭДО, особенно для пользователей программ «1С».  

Но на этом я Вас не оставляю. Будут вопросы по «1С:ИТС» и ЭДО в рамках «1С», то звоните. С радостью проконсультирую Вас.




Тимофей Максимов
Руководитель Отдела заботы о Покупателях

Заголовок

Вы можете выбрать стиль текста, его начертание и цвет

© 2003 - 2017 ООО "1-й Советник" ИНН 6659178653