Самое первое и важное – честно ответить самому себе: зачем нам нужен этот новый программный продукт? Не принимаются во внимание ответы следующего содержания: «Чтобы автоматизировать склад», «Чтобы настроить казначейство», «Чтобы автоматизировать учет автотранспорта». Это пространные ответы, в них нет четкого понимания того, что же инициатор планирует сделать. Ответом на поставленный вопрос должно быть: «Хочу, чтобы кладовщик, глядя в систему, точно знал, где лежит запрашиваемый товар, и в каком количестве», «Хочу управлять денежными потоками с учетом всех планируемых поступлений и оплат», «Хочу, чтобы главный механик каждый день знал, когда и какой автомобиль необходимо отправить на плановый ремонт, а также где сейчас находится этот самый автомобиль» и тому подобное.
Если время настало – пора «раскрыть карты»
После ответа на поставленный вопрос инициатор должен принять для себя: чтобы внедрение 1С прошло успешно, чтобы всё двигалось вовремя и в срок, нельзя ничего утаивать от "внедренца". Не стоит ожидать, что даже многоопытный "внедренец" сам у вас будет выведывать необходимую информацию и сам решит за вас, что необходимо сделать и как это реализовать. Инициатор на равных должен принимать участие во внедрении программного продукта. Потому что, как бы ни была широка линейка программных продуктов Фирмы 1С, которая действительно позволяет удовлетворить практически любой каприз бизнеса, но нет того самого идеального универсального продукта, который удовлетворит ВСЕ потребности ВСЕХ пользователей системы ВСЕХ видов деятельности. То есть необходимо понимать, что в любую конфигурацию изначально заложена система алгоритмов, которая наработана на опыте многих компаний, но даже она самостоятельно не догадается, например, что у вас бюджетирование происходит не в типовые календарные периоды с января по декабрь, а с апреля по сентябрь и с октября по март.
Пример информационно-управленческой системы на базе 1C ERP, компания Utair
Совместная работа 2-х проектных команд по внедрению систем 1С.
Итак, определившись с ответом на вопрос «Зачем», необходимо определиться с проектной командой со стороны заказчика. Чаще всего в её состав входят ключевые пользователи будущей системы, а именно – руководители тех направлений или подразделений, которые подлежат автоматизации. Избранным составом проектной команды рекомендуется провести «мозговой штурм», на котором постараться выявить основные существующие проблемы, которые тормозят процесс развития компании или её отдельных направлений. Польза от такого мероприятия, как «мозговой штурм», заключается ещё и в том, что помогает сплотить коллектив на решение общей задачи: улучшения работы не только отдельных участков бизнес-процессов, но и компании в целом. При этом не стоит пугаться большого количества проблем, которые будут выявлены в ходе обсуждения: под каждую проблему нет необходимости запускать отдельные проекты. Все выявленные проблемы так или иначе объединяются причинами их возникновения. Поэтому на этом этапе внедрения решений 1С, следует определить именно ключевые причины: например, проблема складского учета ТМЦ заключается в низкой мотивации сотрудников складского хозяйства, а низкая она потому, что получатели учетных данных по движению ТМЦ не имеют систематизации по применению полученной информации, поэтому требования к первичному вводу данных разнятся от получателя к получателю, а разнятся они потому... Особенностью поиска ключевых причин может привести к замкнутому кругу, из которого выбраться самостоятельно достаточно сложно. Поэтому стоит не ограничивать себя и воспользоваться услугами консультантов компаний, которые специализируются на проведении предпроектных обследований, включая компании 1С Франчайзи: это позволит вам получить «взгляд со стороны» и выделить наиболее проблемные участки в ваших бизнес-процессах и получить рекомендации по пути их решения, включая технологические решения.
Итогом этого этапа должна явиться таблица-анализ требований к информационной системе, в которой будут сгруппированы проблемы по ключевым причинам и сопоставлены с вариантом ИТ-проекта (предполагаемого программного продукта или его модуля), который позволит решить выявленную проблему.
Если количество проблем требует запуска нескольких проектов внедрения 1С
Проектов как таковых может оказаться несколько, но осуществлять их внедрение одновременно будет задачей практически невыполнимой. Нет необходимости гнаться за скоростью, пытаясь запараллелить сразу несколько проектов: на это просто на просто может не хватить ресурсов не столько со стороны исполнителя-внедренца, сколько со стороны заказчика, ведь по факту осуществляется решение проблем всей компании в целом и соответственно принимать участие во внедрении будут практически все участники проектной команды, но ведь кроме внедрения у них должно ещё оставаться время на решение текущих дел. Поэтому стоит распределить приоритеты между проектами и начинать внедрение решений 1С с одного проекта или одного блока всего проекта.
При определении приоритетов стоит обратить внимание на то, что лучше всего в первую очередь осуществлять автоматизацию не в том подразделении, в котором практически нет проблем и у него всё более-менее налажено, а именно как раз на самом проблемном и сложном. Потому что у того участка, где всё более-менее налажено, то и проблем как таковых не существует. Кроме того, при расстановке приоритетов стоит обратить внимание и тот фактор, кто является куратором этого проекта или блока проекта: это должен быть самый активный и лояльный к изменениям участник. Выбор такого участника является практичным с той точки зрения, что перспективы успешной реализации проекта с ним гораздо выше и соответственно на фоне таковой успешности у других участников будет меньше поводов для сомнений. Ведь ничто так не вредит изменениям, как опыт неуспешных проектов.
Как выбрать компанию для внедрения систем 1С, автоматизации бизнес-процессов?
Теперь можно приступать к выбору ИТ-компании, которая осуществит реализацию проекта. Чтобы не ошибиться в выборе, стоит понимать, что риск несут обе стороны: вы как заказчик, рискуете деньгами, а исполнитель – ресурсами, временем и в свою очередь тоже деньгами. Поэтому и вам, как заказчику, и ему, как исполнителю, важно удостовериться, что программный продукт, выбранный для реализации проекта, отвечает вашим требованиям. Для этого предварительно лучше выслать список ваших проблем или таблицу-анализ требований, чтобы на встрече или переговорах "внедренец" мог вам рассказать, как эти проблемы решались.
При выборе программного продукта нужно акцентировать своё внимание не на стоимости самого продукта и лицензий к нему (хотя конечно это тоже немаловажно), а на том, как будут решены поставленные задачи. Ведь можно выбрать недорогой продукт, который отвечает практически на все типовые требования, но когда начинается реализация, то выходит, что этот продукт необходимо изменить настолько, что его стоимость с доработками становится намного дороже того самого продукта, который изначально вам казался чересчур дорогостоящим. И опять же не стоит забывать о том, что сильно измененная конфигурация по сути своей становится уникальным продуктом, поддержка которого ставит заказчика в зависимость от "внедренца" в части поддержки и развития этого продукта, т.е. его стоимость снова увеличивается. Кроме того, сотрудники "внедренца" должны обладать знаниями методологии в соответствующих областях, уметь писать регламенты и инструкции доступным для пользователей любого уровня, а также обучать пользователей. Не стоит стесняться просить у "внедренца" отзывов тех компаний, где они осуществляли уже внедрение: профессионал всегда дорожит своей репутацией и не будет препятствовать в представлении отзывов о себе.
Любой проект – это уникальный продукт, двух одинаковых проектов не существует просто потому, что каждая компания уникальна в своем роде. Поделюсь с вами секретом: даже ведение регламентированного учета (бухгалтерского и налогового), который, как нам всем кажется, ограничивается рамками законодательства, осуществляется в каждой компании по- своему. Реализация проекта или проектов должна быть распланирована, не стоит жалеть на это время. Поэтому "внедренец" обязательно представит вам план-график реализации проекта, в котором будут расписаны все этапы. Попросите рассказать вам как выполнение этих этапов будет контролироваться и какой результат будет получен по прохождению того или иного этапа. Ведь цель реализации проекта не установить программный продукт, а решить конкретные бизнес-задачи, результатом чего является оптимизация бизнес-процессов предприятия. Обычно это всё сводится в документ «План управления проектом», в котором и описаны какие документы будут получены при прохождении этапа и какие работы будут выполнены. Стоит понимать, что компания-внедренец, которая пренебрегает планированием, скорее всего не акцентируется на качестве выполнения работ.
Риски при запуске проекта по внедрению систем 1С и автоматизации процессов
Ещё одной важной договоренностью между исполнителем и заказчиком является определение рисков, «если что-то «вдруг пойдет не так». К ситуации «пошло не по плану» нужно быть готовыми, тогда не возникнет форс-мажорных обстоятельств, которые будут препятствовать выполнению проекта. Все риски перечисляются в документации по проекту, в которой и та и другая сторона честно перечисляют те «грабли», на которые они наступали в реализации других проектов (не обязательно связанных с автоматизацией). Кроме определения самих рисков обязательно описываются и пути разрешения конфликтных ситуаций и снижения рисков. Такие договоренности позволяют заранее снизить проблемность проекта и увеличить гарантии реализации проекта в срок.
Одним из самых больших тормозов процесса внедрения проекта является изменчивость мнения заказчика и появление дополнительных требований по ходу выполнения проекта. Мнение меняется и дополнительные требования у заказчика появляются в связи с его желанием улучшить проект, как говориться – «аппетит приходит во время еды», но не стоит увлекаться этими улучшениями, потому что бывает, что такие улучшения отвлекают от основных задач и, как следствие, процесс завершения проекта затягивается на очень неопределенные сроки. Поэтому прежде, чем начать осуществлять выполнение дополнительных требований, заказчику самому стоит для себя ответить на вопросы, что для него важнее: получить хороший результат в предусмотренные сроки или получить превосходный результат в необозримом будущем? Будет ли решена бизнес-задача без этих дополнительных требований? Если важнее хороший результат сейчас и бизнес-задача будет выполняться и без дополнительных улучшений, то стоит решение этих дополнительных доработок вынести после выполнения проекта и осуществить их в рамках договора сопровождения.
Определение плана-графика работ, закрепление рисков и путей их предупреждения – это еще не последнее, что необходимо сделать в процессе реализации проекта. Особое внимание стоит уделить методологии, тем более, если у вас ранее во внутренней документации не были предусмотрены регламенты по процессам, которые подпадают под автоматизацию бизнес-процессов компании. Некоторые компании-внедренцы предоставляют такую услугу, поэтому стоит вложиться в определение и описание методологии, потому что это впоследствии окупается сполна: автоматизация бизнес-процессов будет выполнена не только с точки зрения технического решения, но и с методологической, причем методология сразу будет наложена на механизмы программного продукта 1С.
Что мешает эффективной оптимизации бизнес-процессов на предприятии?
Ну и напоследок, на какие препятствия стоит обратить внимание при запуске проекта: это люди. Да те самые пользователи, которым в последствии необходимо будет выполнять всё реализованное в проекте: заносить данные, исполнять инструкции, следовать регламентам. Не стоит забывать о них, когда автоматизируете какие-то процессы, ведь как бы то ни было, большинство пользователей систем – это консерваторы, которые привыкли всё делать так, как есть у них сейчас, потому что для них эти инструменты сейчас являются рабочими.
Внедрение новых процессов за счет автоматизации систем 1С не всегда приносят желаемый результат для них, но всегда приносит кардинально значимые результаты для предприятия*.
Почему это происходит? Потому что чаще всего при реализации проектов мы выводим сотрудников из привычной им среды, где они уже научились до этого пользоваться Excel, в которой обрабатывают недостающую в программах информацию, где они уже выстроили определенные договоренности с сотрудниками других отделов, чтобы получить желаемое, где они уже определили свои зоны ответственности, чтобы не делать «лишнего» и не отвечать за «чужое». Поэтому приступая в реализации проекта необходимо также провести работу с сотрудниками, донести до них, что изменения будут и они неизбежны, что эти изменения касаются не ухудшения их благосостояния (основным страхом пользователей при реализации проектов является страх потерять работу, ведь автоматизация – это сокращение ручного труда, а сокращение ручного труда – это сокращение штата сотрудников), а улучшения условий их работы в частности и благосостояния компании в целом, что в свою очередь положительно повлияет и на самих сотрудников. Поэтому в дополнение к проектной документации должен быть издан приказ по компании, в котором будут определены условия поощрения, включая и в первую очередь, денежные, а также наказания за неисполнение и нарушение. Это повлияет как на положительное принятие изменений, так и на скорость адаптации к изменениям.
На примере разных компаний можно увидеть кардинально разное отношение и подходы сотрудников к внедрению новых программных продуктов. На одном предприятии: идет борьба, сопротивление, привыкание, споры и подрыв авторитета инициаторов проекта. На другом предприятии: высокая мотивации и стремление к изменениям, вера и стремление к совершенству системы. В результате завершения проекта, в первом и втором случае возникает благодарность руководителю за инициативу и старт проекта. Как изменения войдут в Ваш бизнес - решать только Вам. Как Вы управляете сотрудниками – решать только Вам. Насколько высока их мотивация подчиняться Вашим инициативам — это также Ваша ответственность. Ни одна компания, которая внедряет программные продукты 1С не сможет управлять Вашим персоналом на 100%. Здесь только Ваше решение и Ваше администрирование принятия изменений внутри компании.
Итак, внедрение программного продукта 1С – это не просто покупка самой программы, но обязательная предварительная работа перед запуском внедрения. От того, как будет проведена эта работа во многом зависит и качество выполнения проекта, и достижение намеченных целей и наконец, как итог – улучшение благосостояния компании в целом.
*Финансовые результаты внедрений, подтверждены фирмой 1С на основе анализа 100 внедренных решений . Подробнее об экономическом эффекте от внедрения смотрите здесь>>:
