Так в чём сложности, если всё работает
Попробуем разобраться. Представим поток, который проходит через фирму и каждого сотрудника. Это выставленные счета, заявки от клиентов, отгрузка товара, выполненные работы, поручения, письма, документы и много всего другого. Обычно в компаниях налажена автоматизация процессов.
Процессы, как протекающая по долине река, выбирают оптимальную дорогу в настоящем управленческом ландшафте. Ландшафт компании состоит из устоявшихся правил работы, механизмов и средств автоматизации бизнеса, учёта и управления, требований контрагентов, клиентов, конкретных личностей. Если БП не создаёт руководство сверху, но они всё равно имеются, откуда же они берутся?
Управленческий ландшафт формировался под воздействием таких факторов:
- Оперативные цели фирмы — производить отгрузки, находить клиентов, выставлять счета, получать денежные перечисления, выплачивать зарплату и налоги.
- Исторический опыт — большая часть работников, в том числе и руководство, имела какой-то опыт работы или управления ещё раньше до этой компании. Данный опыт становится своего рода лептой, как будут выглядеть БП здесь.
- Воля исполнителей. На этом моменте остановимся более подробно. Если нет чётких регламентов и отсутствует контроль их выполнения, сотрудник самостоятельно обустраивает своё рабочее пространство. Как он это делает? Для рядового сотрудника нормальным является избегать работы и не нести за неё ответственность. Есть, конечно, и ответственные работяги, но сейчас речь идёт не о них.
Каждый сотрудник организовывает своё рабочее пространство таким образом:
- Не выполнять всё, что только можно игнорировать или передать своему коллеге.
- Не брать ответственность, когда это представится возможным.
- Получать много денег, иметь хороший компьютер и рабочее место, власть, достаточное количество свободного времени.
Результат «самоорганизованных» бизнес-процессов
Если есть возможность задачу не решать, то она и не будет решена! Либо будет решена как удобнее исполнителю. Не оптимальный бизнес процесс по существующему фирменному ландшафту. И то, что это дороже для бизнеса скорее всего даже неизвестно.
К примеру, контроль качества — отличная возможность для корпоративного игнорирования. А что происходит с задачами, которые обязательно нужно решить? К примеру, если не выполнять работы по выставленным счетам, или не работать в системе со сроками годности, либо не планировать движение транспорта с логистической точки зрения, бизнес будет терять деньги. Если не видеть аналитические данные в нужное время, оно будет упущено и со временем такая «структура» просто умрёт, а всем сотрудникам придётся искать новое место работы. Автоматизация процессов состоит из нескольких этапов, каждый из них позволяет перейти в следующему шагу автоматизации. что несколько упрощает задачу.
Если задачу нельзя не решать, то она все-таки будет выполняться. Исполнитель выбирается, исходя из таких моментов:
- Кто старше в организации — так всегда работали.
- Кто авторитетнее — тот всегда делал.
- Кто сейчас считается фаворитом — вам нужны продажи, вы и делайте.
Подведём итоги
Часто интересы собственников и сотрудников противоречат друг другу. Все изменения встречаются игнорированием, саботажем или искусственным торможением сотрудниками. И это не всегда их антилояльность, зачастую они просто не хотят изменений.
Любая автоматизация в начале затратна как по времени, так и по ресурсам, но потом самые яркие саботажники дают высокую оценку результатам, так ощущают измеримую пользу.
Поэтому, если нет несокрушимого авторитета и веры руководителя в необходимость автоматизации бизнес процессов ни одна программа «не взлетит», как бы мы не сделали стартовые настройки.
Хотите узнать, как на самом деле работает ваша компания? Уверены, вы удивитесь! Сколько упущено времени и денег. При выполнении проекта мы погружаемся в бизнес заказчика, тщательно изучаем все бизнес-процессы и имеющийся в настоящее время в организации «рельеф». А в процессе управления проектом изменений вместе с рабочей группой заказчика мы изменяем этот рельеф. Это трудоёмкая и сложная работа. Но она нужна, ведь на «удобный» рельеф новые принципы работы не внедришь.
