Мы занимаемся внедрением «1С:Документооборот 8» в средних и крупных компаниях уже более 20 лет, и за это время собрали не только обширную статистику по результатам внедрения, но и эффективные инструменты, которые могут стать незаменимыми помощниками при работе с программой 1С.
На практике внедрение электронного документооборота позволяет экономить более половины рабочего времени сотрудников: сроки согласования документов сокращаются в 2-3 раза, уменьшается число просроченных задач, поиск документов занимает секунды, а общая эффективность управления значительно возрастает.
В этой статье мы поделимся с вами этим опытом и представим несколько самых востребованных функций программы «1С:Документооборот». Эти возможности активно используются компаниями и действительно помогают улучшить процессы.
Мы уверены, что это будет полезно всем, кто ищет решение для своей организации. А те, кто уже работает с 1С:Документооборотом, могут открыть для себя новые полезные лайфхаки.
1. Как значительно сократить срок согласования документов
Представим достаточно типичную ситуацию в компании: появляется необходимость согласования документов. Так, к примеру, юрист отправляет коллегам договор, каждый вносит в него свои правки. Но не все так просто: создается несколько версий одного документа, которые снова нужно доработать. Затем новая версия отправляется на повторное согласование, и процесс повторяется до тех пор, пока все стороны не придут к соглашению. Такой подход приводит к задержкам, потерям важных версий и тратам времени.
Как это выглядит в «1С:Документооборот 8»: сотрудник создает задачу, прикрепляет нужные документы и направляет их коллегам по заранее определенному маршруту. Для каждого участника возможно установить индивидуальные сроки выполнения. Такая система, разумеется, сокращает число согласующих, ускоряет процесс и значительно экономит время как руководителей, так и сотрудников.
2. Как оптимизировать бизнес-процессы
Это относительно новая функция программы, которая быстро завоевала популярность среди пользователей 1С:Документооборот. Например, если какой-то договор постоянно "пересогласовывается" и сроки срываются, причина может быть как в перегрузке исполнителя, так и в ошибочном шаблоне документа.
Как «1С:Документооборот» решает эту проблему? Система фиксирует всю информацию о задачах сотрудников, и руководитель в любой момент может увидеть, кто задерживает выполнение, кто выполняет больше всего задач и многое другое. Накапливая данные, программа генерирует аналитические отчеты, которые могут автоматически рассылаться заинтересованным лицам. Это позволяет руководителю быстро выявлять проблемы и оперативно их решать, улучшая процессы внутри компании.
3. Как оперативно контролировать входящую корреспонденцию
Для многих наших клиентов, особенно в крупных компаниях и государственных учреждениях, основной причиной для внедрения «1С:Документооборот 8» является контроль входящей корреспонденции. Ежедневно они сталкиваются с большим объемом переписки как с внешними, так и с внутренними сторонами — клиентами, ведомствами, подразделениями. Это часто приводит к тому, что некоторые документы не доходят до адресатов, а другие теряются и остаются без ответа.
Как решает эту проблему «1С:Документооборот 8»? В системе предусмотрен учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Документы можно удобно группировать, например, по отправителям или типам. Благодаря этому найти нужный документ, отправить его по почте, направить на исполнение или распечатать можно всего за минуту.
4. Как настроить права пользователей в 1С:Документооборот
По нашему опыту, эта функция используется абсолютно всеми компаниями. Например, если в организацию принимают стажера и нужно ограничить его доступ к определенным документам, то в «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически создается карточка. В ней руководитель или администратор может настроить права доступа.
Это надежно защищает конфиденциальную информацию компании от посторонних. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, которые ему действительно необходимы для работы.
5. Как управлять мероприятиями и совещаниями
Эта функция особенно важна для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений, поскольку около 50% их рабочего времени уходит на совещания. Если не подвести итоги встречи, не распределить задания и не контролировать их выполнение, есть риск, что договоренности будут забыты.
С помощью конфигурации «1С:Документооборот» можно зафиксировать факт проведения мероприятия и отслеживать выполнение принятых решений. Во время встречи ответственный сотрудник может составить протокол, направить поручения коллегам и следить за их выполнением. Кроме того, аналитические отчеты в системе позволяют оценить посещаемость встреч, их продолжительность и эффективность.
6. Интеграция программ 1С:Документооборот и 1С:ERP
Синхронизация этих решений дает возможность настроить маршрут согласования документов любой сложности и на разных уровнях. Это значительно экономит время и устраняет необходимость переключаться между различными системами. Например, сотрудник может напрямую из «1С:ERP» создать документ, отправить его на согласование и контролировать процесс без выхода из системы.
7. Управление проектами
Функция управления проектами и проектной документацией идеально подходит для проектных организаций. Инструмент позволяет хранить всю информацию о проектах: документы, участники, планы, сроки и прочее. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать выполнение задач. Система также генерирует аналитику по ходу реализации проектов и позволяет формировать отчеты.
8. Электронная подпись в 1С:Документооборот 8
При переходе на электронный документооборот важнейшим вопросом для клиентов становится безопасность данных. Для решения этой проблемы в программе предусмотрена электронная подпись — надежный и современный аналог печати компании и личной подписи.
Электронная подпись выдается сертифицированным удостоверяющим центром. Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. Документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, что позволяет безопасно заключать контракты и обмениваться документами с клиентами, партнерами, государственными органами и контрагентами.
9. Бесплатное мобильное приложение в 1С:Документооборот 8
Все наши клиенты высоко оценили удобство и функциональность мобильного приложения. Оно позволяет удаленно работать с задачами и всегда быть на связи с бизнесом, независимо от местоположения сотрудника. В любое время можно прочитать и отправить почту, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи, просматривать календарь и многое другое. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к интернету. Мобильное приложение доступно для версий «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Документооборот ДГУ».
Заключение
С развитием технологий офисы с бумажными документами и громоздкими архивами уходят в прошлое. Переход на электронный документооборот становится естественным этапом развития любого бизнеса. За годы внедрения программы мы не встречали клиентов, которые, опробовав «1С:Документооборот», вернулись бы к бумажному.
Сотрудники быстро осваивают новый функционал, и организация выходит на новый уровень управления и взаимодействия. Вы можете приобрести лицензированные