Российское законодательство в сфере бухгалтерии, документооборота постоянно меняется — появляются новые статьи, вводятся поправки. Программные продукты на платформе «1С» и электронные документы, в том числе, регулярно обновляются — это облегчает работу, но не освобождает от обязанностей отслеживать изменения и учитывать их в своей работе.
Формирование электронных первичных документов (ЭПД): нюансы
Чтобы выставить ЭПД, продавец формирует товарную накладную, ставит подпись, отправляет потребителю. Затем необходимо дождаться накладную обратно — с подписью покупателя. С 1.06.2017 оформление накладной возможно в XML-формате, при этом документ в обязательном порядке должен содержать счет-фактуру.
В параметрах обмена электронными документами «1С» (см. настройки) вы можете выбрать предпочтительный для вас вид ЭПД: найдите закладку «Виды электронных документов» и снимите флажок со строки «Использовать УПД».
Для формирования ЭПД можно использовать разные способы:
- Простой вариант — учетная система «Реализация (акт, накладная)». Выберите из перечня команд (выпадающего при нажатии кнопки «ЭДО») «Отправить эл. документ».
- Выполнить действия можно и через «Электронные документы»: нажимайте «ЭДО», затем «Открыть эл. документы», «Сформировать».
- Через «Администрирование» - «Сервис» - «Реализация (акт, накладная)». В папке «Создать» активируете команду «Создать, подписать, отправить».
Если у отправителя есть право подписывать документы, если на ПК установлен актуальный сертификат электронной подписи документов «1С», программа самостоятельно подготовит документ на отправление. Если нет возможности поставить подпись продавцу, документ сначала будет отправлен тому лицу, у которого есть право подписывать ЭПД, и затем далее по стандартной схеме.
Несколько слов об исправленных счетах-фактурах
От ошибок никто не застрахован. Если в счете-фактуре была найдена серьезная ошибка, продавец должен исправить ее, иначе она может помешать покупателю получить налоговый вычет. С 01.04.2019 для исправления ошибки составляется новый экземпляр электронных счетов-фактур (ЭСФ).
Если ошибку обнаружил покупатель, он должен уведомить о ней продавца, чтобы последний мог внести необходимые исправления. Уведомление поступает в «Архив эл. документов». После поступления уведомления в строке «Состояние ЭД» появится сообщение о том, что от вас требуются определенные действия, при этом статус документа будет изменен — вы увидите, что получатель документ отклонил.
Если ошибку нашел продавец, то он исправляет ЭСФ самостоятельно. Соответственно, уведомления от покупателя ждать нет нужды.
Отправка ЭПД
Алгоритм отправки определяется настройками электронного обмена документами «1С»:
- документ будет отправлен оператору ЭДО незамедлительно, если не активирована функция отложенного отправления электронных документов. Если опция активна, то отправление будет осуществляться при выполнении определенных команд;
- также можете определить расписание отправления документов, обеспечив настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами. Это удобнее.
Благодаря форме «Электронные документы», вы сможете отслеживать движение всех документов — как первичных, так и связанных с ними служебных. Кроме того, через эту форму вы будете получать информацию о планируемых действиях, статусах ЭДО, здесь же вы найдете сопроводительную записку (при ее наличии) и сможете ознакомиться с ее содержимым.
После отправления ЭПД вам нужно будет получить подтверждение от оператора ЭДО и конечного покупателя. Во время ожидания в строке состояния будет активна надпись «Ожидается подтверждение отправки».
Отправление исправленных счетов-фактур: что следует знать
Отправление исправленных счетов-фактур в системе «1С:Бухгалтерия 8» не представляет собой ничего сложного. Создается документ учетной системы «Корректировка реализация» с операцией «Исправление в первичных документах». Далее на основе созданного документа формируется следующий — в учетной системе «Счет-фактура выданный», куда необходимо внести номер и дату исправления. Для формирования исправлений используйте команду «ЭД - Сформировать, подписать и отправить».
После отправления отредактированного документа необходимо получить подтверждение от оператора ЭДО. Важно: учитывайте время поступления документа оператору, так как это время будет считаться временем выставления счета-фактуры. Отправка счетов возможна во время связи с оператором. После получения подтверждения документ будет зарегистрирован в журнале, а в разделе «Счет-фактура выданный» появится соответствующая запись (время выставления) и флажок.
Получение подписанного первичного документа от покупателя
После того, как ЭПД отправлен, получено подтверждение, приходит очередь покупателя — отправлять подписанный документ. Процедура осуществляется также во время связи с оператором ЭДО. Для отправки и получения документов можно настроить удобное расписание обмена документами с контрагентами.
В форме «Электронные документы» вы сможете найти информацию не только об ЭПД, но также обо всех сопровождающих его служебных документах. Два раза щелкнув по активной строке этой формы, вы увидите все актуальные сведения от оператора ЭДО.
Обмен накладными завершается после того, как получено извещение о получении документа. Содержимое электронного документа будет доступно в форме «Электронные документы» после того, как вы два раза щелкните по соответствующей активной строке. Убедитесь, что в документе «Реализация (акт, накладная)» появилась надпись о том, что «ЭДО завершен». Не забывайте о возможности сохранить полученные документы в файл или распечатать их.
Все документы, с которыми вы имеете дело, размещаются в соответствующем архиве, доступном по гиперссылке «Архив ЭДО». Здесь вы не просто получаете доступ к документам, но и можете выстроить их, исходя из ваших потребностей, рассортировав по статусу, виду или другим параметрам.
Несколько слов о получении исправленных документов
После того, как покупатель получил счет-фактуру, он обязан известить продавца о получении файла. Когда продавец получает извещение от покупателя, а также подтверждение от оператора ЭДО, счет официально считается выставленным. С июня 2013 года, чтобы зарегистрировать документ в журнале, извещение от покупателя не требуется, необходимо только подтверждение от оператора. Но игнорировать необходимость отправления извещения не стоит, так как это извещение остается важным служебным документом и хранится в архиве с другими ЭД.
Получение извещения от потребителя также осуществляется во время связи с оператором ЭДО. Обмен считается завершенным сразу после того, как получено извещение, в строке «Состояние ЭД» появится соответствующий статус.
При необходимости продавец имеет возможность просмотреть, сохранить или распечатать исправленный документ и все прилагающиеся к нему служебные документы. Все нужные сведения представлены в форме «Электронные документы». Сохранить или отправить документ «1С» с электронными подписями на печать можно через команду «Все действия».
В программах «1С» обмен электронными документами реализован таким образом, чтобы и продавец, и покупатель могли решать поставленные перед ними задачи максимально быстро и комфортно. Если у вас остались вопросы по поводу нюансов оформления, отправки, получения первичных и исправленных документов, обращайтесь к нашим специалистам — мы проконсультируем вас, поможем наладить эффективную работу с любыми продуктами «1С».
