Программный софт «1С» в рекламе не нуждается — это популярная в России платформа для ведения бухучета, документооборота. Многие пользователи, активно работающие с программами «1С», не задумываются об оптимизации софта. Речь идет о настройке ЭДО, благодаря которой сотрудники организации обеспечивают обмен договорами, счетами-фактурами, накладными внутри предприятия и с контрагентами.
Оформленная на ИТС подписка «1С» позволит использовать функционал программы по максимуму. В качестве приятного бонуса — сведение к нулю риска ошибок, опечаток, расхождений, что на долгое время позволит позабыть о штрафах, пени.
Для гражданских документов и налоговой отчетности действует правило: документы, оформленные через ЭДО, вне зависимости от наличия бумажных дубликатов, имеют равную юридическую силу.
Настраиваем ЭДО в «1С:Бухгалтерия»
«1С:Бухгалтерия Предприятия» — наиболее востребованная конфигурация «1С». Поэтому пример настройки ЭДО покажем на ней — с аналогичными конфигурациями проблем не возникнет, настройки выполняются по представленному сценарию. Можете обратиться за консультацией к нашим специалистам — на «1С:ИТС» цены держатся на приемлемом уровне (подробную информацию ищите на официальном сайте компании).
Перед началом настройки «1С» эксперты рекомендуют провести подготовительные работы, без которых настройка теряет смысл:
- Обновите конфигурацию до актуальной версии «1С» (при наличии «1С:ИТС» обновления бесплатны). Пропустили ранние обновления? Придется обновлять последовательно — столько раз, сколько версий программы вышло.
- Не забудьте оформить официальный сервис 1С Отчетность, в договор сопровождения входит данный сервис. Советы от экспертов — пакет ИТС, чтобы отправлять отчетность из 1С, без выгрузок и дополнительных затрат.
- Подготовьте сведения (логин и пароль) онлайн-поддержки компании «1С», обслуживающей организацию (1С-Коннект).
- Установите крипто-про или подготовьте на флешке ЭЦП.
- Если рассчитываете на пересылку документов внешним контрагентам, предварительно заполните поля, вписав наименование организации, КПП, ИНН, адрес по системе классификатора, код органа налоговой и телефон. Или воспользуйтесь автоматической подгрузкой сведений из базы ИФНС по ИНН — введите ИНН и нажмите кнопку «Заполнить по ИНН», система автоматически выполнит действия (1С Контрагент).
Как настраивается ЭДО в «1С: Бухгалтерия 8»
В форме «Обмен эл. документами» («Администрирование») отмечаем галочками 2 пункта: «Обмен эл. документами с контрагентами» и «Электронные подписи». Эти действия приведут к активизации формы «Настройки электронной подписи и шифрования». Заходите в форму для выбора настроенного сертификата: «Добавить» — «Из установленных на ПК». Система «1С» выдаст перечень обнаруженных сертификатов, выбирайте нужный для подписи данных.
Если на компьютере установлено программное обеспечение для шифрования, переходите в «Программы». Убедитесь, что отсутствуют ошибки, и «1С» нашла нужное программное обеспечение на компьютере. Если требуемый криптопровайдер в списке отсутствует, нажимайте «Добавить» и следуйте подсказкам системы, заполняя поля.
Сертификат или программное обеспечение выбраны? Нажимайте «Закрыть».
Как подключиться к сервису из «1С»
Следующий этап — подключение «1С» к сервису ЭДО. В разделе выберите соответствующую команду. В открывшемся окне впишите сведения об организации, юридическом адресе, внесите код налогового органа и сертификат.
Чтобы получить идентификатор участника, пошлите запрос с электронной цифровой подписью. Когда получите сообщение о регистрации, нажимайте кнопку «Готово». ЭДО защищает электронную подпись с помощью пароля.
Как обеспечить взаимодействие с организациями посредством ЭДО
Чтобы передавать через «1С» договора, счета-фактуры, накладные, отчеты в сторонние организации, недостаточно настроить ЭДО в своей фирме, следует разослать приглашения контрагентам. Это несложно: в форме «Обмен эл. документами» активируйте «Настройку ЭДО». В открывшейся форме найдете имеющиеся соглашения (просмотрите статусы).
Нажмите «Создать». В открывшемся окне впишите контрагента, с которым планируете поддерживать связь через ЭДО, и заполните договор. Обозначьте, какие договора, счета, накладные планируете отправлять контрагенту, — используйте настройки, расположенные внизу.
Чтобы отослать уведомление контрагенту, активируйте «Отправить приглашение». Откроется форма для написания сопроводительного письмо, впишите email.
В момент принятия приглашения контрагентом, высветится статус «Присоединен» — настройка в системе «1С» закончена.
Как правильно принимать приглашения к ЭДО
Получайте от контрагентов приглашения для обмена договорами, счетами, накладными. Чтобы найти присланное приглашение, загляните в «Настройки ЭДО» — в форме найдете список приглашений. Если у приглашения стоит статус «Требуется согласие», приглашение рекомендуется принять. осле подтверждения согласия на обмен, система присвоит статус «Присоединен».
Совершайте обмен счетами, договорами с контрагентами, актами и счет-фактурами с контрагентами. Документы, доступные к обмену в рамках ЭДО, отмечаются кнопкой «ЭДО» с основными функциями. Настраивайте обмен электронной информацией по удобному расписанию автоматически: для получения и отправления документов требуется отдельная настройка.
В «Архиве ЭДО» несложно увидеть историю движения информации, различных отчетов, отражающих отражают процесс эл. документооборота в интересующих направлениях.
Возникли вопросы? Обращайтесь, оформляйте «1С:ИТС ПРОФ» — проконсультируем по настройкам функционала ЭДО, поможем разобраться с нюансами.
