Оптимизация и регламентация документооборота по процессам расчета заработной платы и кадрового учета на основе 1С:ЗУП.
Ситуация до внедрения:
Ранее на предприятии использовали программы «1С: Бухгалтерия», MS WORD и Excel. Отсутствовали формализованные методики и регламенты нормирования и учета рабочего времени, расчета заработной платы, учета расходов на оплату труда.
Взаимодействие между бухгалтерией и отделом кадров осуществлялось с использованием бумажных носителей, передаваемых лично. Все это приносило массу проблем в виде присутствия двойной работы у бухгалтерии. Наши бухгалтера тратили очень много времени на перенос данных из Excel в программу «1С: Бухгалтерия», отсюда несвоевременный ввод данных в программу и не оперативные данные для управленческих целей. Происходящее дублирование информации приводило к расчетным и учетным ошибкам. К тому же это тормозило расчет и соответственно выдачу заработной платы сотрудникам предприятия (более 180 человек), что приводило к «текучке» квалифицированных специалистов.
Отделу кадров приходилось вести учет договоров подряда вручную. Бланки набирались и печатались из MS Word. Затем подписанные экземпляры передавались сотруднику, производящему расчет заработной платы. Бухгалтер-расчетчик заносил сведения о работнике из распечатанного договора в программу по расчету зарплаты. С таким учетом возникали проблемы: ошибки при повторном вводе данных о работниках (ИНН, адресные сведения, контактная информация), занятость нескольких сотрудников выполнением «двойной» работы, длительное время на полноценное оформление принятых рабочих.
Руководство предприятия было очень недовольно сложившейся ситуацией и решило, что пора отказаться от ручного переноса данных из Excel в «1С:Бухгалтерию», настроить автоматизированный учет рабочего времени, сдельно-премиальное начисление заработной платы и учет договоров подряда, и тем самым ускорить и оптимизировать работу бухгалтерии и отдела кадров.
Цели и задачи проекта:
-
Оптимизация и регламентация документооборота по процессам расчета заработной платы и кадрового учета;
-
Перенос всех кадровых данных и истории из программ MS Word и Excel в программу «1С: Зарплата и Управление персоналом 8»;
-
Унификация и оптимизация всех процессов кадрового учета, учета договоров подряда, учета рабочего времени, расчета и учета заработной платы для всех подразделений организации;
-
Перенос штатного расписания из файлов программы Excel, данных для обеспечения возможности расчета среднего заработка сотрудников;
-
-
Обеспечить совместную эффективную работу бухгалтерского департамента и отдела управления персоналом, путем устранения дублирования функций бухгалтерии и кадровой службы, повышения прозрачности и управляемости процессов.
Результаты проекта:
Удалось избавиться от ручного переноса данных, что позволило освободить время сотрудников на выполнение задач, повышающих эффективность работы предприятия, а не на выполнение рутинной работы по внесению дублированных информационных данных.
Получена полноценная система с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка, включая индексацию заработной платы за последний год. Отдел персонала получил возможность работать в единой полноценной системе, исключить ведение кадрового учета в Excel.
Выполнена загрузка данных из бухгалтерской системы в новую систему «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», а также была произведена выгрузка данных по оплате заработной платы в систему бухгалтерского учета. Теперь заработную плату более 180 сотрудников получают без задержек из-за расчетов.
Значительно сократилось время на оформление договоров подряда, в результате автоматизации такого процесса, увеличилась скорость работы как кадровика, так и расчетчика зарплаты. У них появилось больше времени на непосредственно анализ данных, а не только на их ввод.
Это привело к более эффективному использованию рабочего времени сотрудников отдела кадров и бухгалтерии, и соответственно сокращению расходов предприятия на оплату труда сотрудникам за выполненную работу.
