О компании Boxberry:
Компания Boxberry работает на российском рынке с 2010 года как служба доставки для интернет-магазинов и других компаний дистанционной торговли. В 2014 году компания Boxberry начала предоставлять услуги доставки по России частных отправлений. Компания активно развивает международную доставку.
Сейчас Boxberry доставляет посылки более чем в 200 стран мира, в том числе в Беларусь, Казахстан, Киргизию, Армению, Европу и США. Ключевым направлением для компании является развитие цифровых сервисов.
Основное внимание уделяется обеспечению функциональности и доступности IT-сервисов в условиях высоких нагрузок. Динамика изменений рынка e-commerce предполагают постоянные изменения требований бизнеса к IT, поэтому компания инвестирует в собственную IT -разработку и цифровую трансформацию бизнес-подразделений. Boxberry реализует собственный программный продукт – облачную платформу «BWS – Boxberry Web Services».
Ситуация до внедрения:
Перед компанией Boxberry стояла задача обновить процесс бюджетирования и перенести его в единую систему 1С:Управление Холдингом. На момент старта проекта Boxberry уже работала в 1С:Управление Холдингом, но не использовала весь функционал программы из-за отраслевой специфики.
Сам по себе процесс бюджетирования достаточно трудоемкий и сложный, особенно, когда речь заходит о таком крупном игроке рынка как Boxberry. Главная цель внедрения Бюджетирования — повышение эффективность планирования. Автоматизация позволит привести в соответствие процесс планирования на предприятии и учесть больше важных факторов при составлении бюджетов.
В результате проекта по Бюджетированию компания получит детальную план-фактную отчетность по всем важным направлениям и сможет принимать решения по контролю денежных ресурсов, эффективности отделов и филиалов, предотвращать кассовые разрывы.
Для автоматизации такого важного процесса в своей компании, Boxberry обратилась в компанию 1-й Советник - лидера уральского региона в реализации проектов полного цикла внедрения и дальнейшего сопровождения на базе программ "1С" в секторе B2B.
Со стороны заказчика в проекте участвовал Финансовый директор, а со стороны проектной команды 1-го Советника руководил проектом Руководитель отдела внедрения, работали над проектом ведущие аналитики и программисты.
Цели и задачи проекта:
В качестве решения поставленной задачи был предложен вариант автоматизации всего бюджетного цикла, включая ввод и обработку нормативных данных.
Проект по разработке и внедрению стартовал в феврале 2021 года и включал в себя 5 ключевых этапов:
1 Этап: Предпроектное обследование.
В рамках этого этапа был осуществлен сбор информации о бизнес-процессах компании. Для этого был проведен анализ текущей системы учета и управления, а также консультации с ключевыми представителями организации. Так же, проводилось детальное исследование структуры и функционала системы, ее преимуществ и недостатков. Это позволило определить потребности и требования, которым должна отвечать новая система.
2 Этап: Разработка методологии бюджетного процесса.
Была подготовлена новая методология бюджетирования, которая соответствовала новой оргструктуре компании. Было решено, что основным преимуществом будущей системы бюджетирования будет ее детализация до уровня сбора нормативной информации. Это позволит замкнуть весь процесс в единой системе и осуществить сбор информации для бюджетов по единой методологии и исключить влияние фактора ручного расчета бюджетов.
3 Этап: Концептуальное моделирование.
На этом этапе специалистами 1-го Советника была сформулирована концепция будущей системы бюджетирования. Были заложены принципы и структура будущего процесса в 1С:Управление Холдингом.
4 Этап: Внедрение новой модели бюджетирования.
Используя все возможности 1С:Управление Холдингом и модуля Бюджетирования, аналитики и программисты 1-го Советника выполнили работы по настройке системы.
Более 100 бюджетных форм, относящихся к разным этапам бюджетирования, были настроены в системе. Особенно важными из которых являются: процесс сбора нормативной информации, процесс обработки нормативной информации, ручной ввод данных и загрузки данных из Excel, консолидация бюджетов в единый БДР и автоматический расчет БДДС на базе данных бюджетирования.
Важным достижением стало повышение гибкости модуля Бюджетирования за счет уникальных разработок 1-го Советника, которые позволяют:
-
Быстро настраивать пользовательские доступы к бюджетам для многочисленных сотрудников компании. Задача осложнялась тем, что и бюджетов внутри самой компании достаточно много, и требовалось консолидировать все данные в единой информационной системе.
-
Добавлен аналитический модуль для гибкого анализа бюджетов в режиме реального времени.
-
Появилась возможность автоматического утверждения бюджетов.
-
Настроен особый проверочный бюджет, который позволяет анализировать данные до завершения процесса бюджетирования.
Ключевые результаты работы над проектом:
1. Компании Boxberry стал доступен полный цикл бюджетирования от заведения норм до итогового БДР в 1С.
2. Увеличилась точность и надежность бюджетных расчетов за счет автоматического сбора и анализа данных.
3. Сократилось время, затрачиваемое на составление бюджета, благодаря автоматизации процесса и использованию консолидированных отчетов.
4. Повысился контроль за выполнением бюджета и своевременным выявлением отклонений.
5. Увеличилась прозрачность и доступность информации о бюджете для всех участников процесса в компании.
6. Уменьшилось количество ошибок, так как количество ручных операций снизилось до минимума.
