Автоматизация казначейства в ФГУП «РФЯЦ-ВНИИТФ им. академ. Е.И. Забабахина» на базе программы «1C:ERP Управление холдингом».

О компании ФГУП «РФЯЦ-ВНИИТФ:

   «Российский Федеральный Ядерный Центр - Всероссийский научно-исследовательский институт технической физики имени академика Е.И. Забабахина — один из двух действующих в России ядерных оружейных центров мирового уровня. Миссия: создание продукции, обеспечивающей обороноспособность Российской Федерации, а также производство гражданской продукции, выполнение работ и услуг, находящихся в сфере научно-технических и хозяйственных интересов страны, соответствующих передовому уровню науки и техники

Ситуация до внедрения:

   До начала проекта по автоматизации на предприятии часть задач решалась с использованием программного обеспечения собственной разработки. Однако, значительная часть процессов оставалась неавтоматизированной, что требовало использования бумажного документооборота. В частности, это касалось утверждения заявок, исполнения кассовых операций, составление реестров платежей, создания платежных документов и ведение платежного календаря. Кроме того, стояла задача импортозамещения имеющегося программного обеспечения.

Для решения задач клиент определил для себя «1С: ERP Управление Холдингом». Этот программный продукт был выбран благодаря своему широкому набору функциональных блоков, которые соответствовали запросам заказчика.

«1С: ERP Управление Холдингом» предоставляет возможности для комплексной автоматизации финансовых и административных процессов, включая управление казначейством, материально-техническим снабжением и складским учётом. Этот выбор позволил интегрировать и автоматизировать все ключевые процессы, ранее осуществляемые с помощью Исторической Системы и бумажного документооборота, обеспечивая тем самым более эффективное и точное управление ресурсами и документами.

Масштаб проекта:

• Автоматизировано Рабочих мест: более 300

• Автоматизированы все структурные единицы

• Длительность проекта: 1,5 года

Перед началом проекта были определены ключевые задачи автоматизации, позволяющие повысить эффективность процессов в организации:

1. Замещение части исторических информационных систем на функциональный блок "Казначейство" в системе «1С: ERP Управление холдингом».

2. Автоматизация создания и согласования заявок на выплаты наличных и безналичных денежных средств, что позволило сократить время обработки и уменьшить вероятность ошибок.

3. Автоматизация создания и согласования плановых поступлений наличных и безналичных денежных средств для улучшения планирования и контроля финансовых потоков.

4. Автоматизация работы с реестрами платежей и создание на их основании банковских документов для исполнения, что упростило бы процесс обработки платежей.

5. Автоматизация работы с банковскими выписками, обеспечивая оперативную и точную обработку банковских операций.

6. Автоматизация работы с кассовыми операциями, создание рабочих мест для кассиров, что повысило бы эффективность работы кассового узла.

7. Внедрение и функционирование сервиса «Платежный календарь», который обеспечил бы лучшее управление и прогнозирование денежных потоков.

8. Организация интеграций между функциональным блоком и историческими системами для обеспечения бесперебойного обмена данными и единого информационного пространства.

9. Проведение обучения пользователей функционального блока для повышения их квалификации и обеспечения эффективного использования новой системы.

Эти задачи были направлены на комплексную автоматизацию и улучшение управления финансовыми процессами, что значительно повысило оперативность, точность и эффективность работы.

Этапы проекта:

   Проект по автоматизации финансовых процессов на предприятии включал несколько ключевых этапов, разбитых на три основные очереди, каждая из которых обеспечивала последовательное достижение целей проекта.

Инициация проекта:

Проект был начат в сентябре 2022 года, что дало старт всем последующим этапам.

Очередь 1: Внедрение Подсистемы формирования заявок на оплату (ПФЗО).

• Этап 1: Формирование требований к ПФЗО и проектирование ПФЗО. На этом этапе проводился сбор и уточнение требований, а также проектирование подсистемы.

• Этап 2: Доработка ПФЗО (сентябрь 2022 – декабрь 2022). Включал разработку и доработку подсистемы в соответствии с уточненными требованиями.

• Этап 3: Подготовка к вводу ПФЗО в опытную эксплуатацию (ОПЭ) (сентябрь 2022 – декабрь 2022). Этот этап включал подготовительные мероприятия для ввода системы в опытную эксплуатацию.

• Этап 4: Проведение ОПЭ ПФЗО (сентябрь 2022 – декабрь 2022). На этом этапе система проходила тестирование в реальных условиях эксплуатации.

• Этап 5: Проведение промышленной эксплуатации (ПЭ) ПФЗО (период стабилизации) (январь 2023 – апрель 2024). Завершающий этап стабилизации работы системы, включающий устранение возможных недочетов.

Очередь 2: Внедрение Подсистемы корпоративного казначейства

• Этап 1: Формирование (уточнение) требований к ПКК и проектирование ПКК (сентябрь 2022 – декабрь 2022). Аналогично первому этапу для ПФЗО, проводилось уточнение требований и проектирование подсистемы.

• Этап 2: Доработка ПКК (сентябрь 2022 – декабрь 2022). Разработка и доработка подсистемы.

• Этап 3: Опытная эксплуатация ПКК (январь 2023 – апрель 2023). Тестирование системы в реальных условиях эксплуатации.

• Этап 4: Подготовка к вводу ПКК в ОПЭ (май 2023 – август 2023). Подготовительные мероприятия для ввода системы в опытную эксплуатацию.

• Этап 5: Проведение ОПЭ ПКК (сентябрь 2023 – декабрь 2023). Система проходила тестирование и оценку в условиях реальной эксплуатации.

• Этап 6: Проведение ПЭ ПКК (период стабилизации) (январь 2024 – апрель 2024). Завершающий этап стабилизации системы.

Очередь 3: Развитие компетенций команды сопровождения РФЯЦ-ВНИИТФ

• Проведение очных сертифицированных курсов Фирмы «1С» в центрах сертифицированного обучения (январь 2023 – апрель 2024). Обучение и повышение квалификации команды сопровождения, что обеспечило их готовность к эффективной работе с новой системой.

Эти этапы позволили структурировано и последовательно выполнить все необходимые работы по автоматизации финансовых процессов, обеспечив успешное внедрение и дальнейшую эксплуатацию системы на предприятии.

Уникальность и особенность проекта:

   В ходе выполнения проекта команда внедрения столкнулась с рядом существенных трудностей, которые потребовали особого внимания и комплексных решении. Один из основных нюансов - работа в закрытой сети, где было проблематично выполнять задачи удаленно и тестировать доработки. Это требовало постоянного присутствия специалистов команды внедрения на территории заказчика для проведения отладки и тестирования

У большинства сотрудников РФЯЦ-ВНИИТФ отсутствовал опыт работы с 1C. Потребовалось длительное время на обучение и привыкание к концепции учёта в 1C. Потребовалось время на то, чтобы сотрудники научились делать слаженно - ведь в большой сквозной системе твои действия  влияют на данные у твоих коллег.

Зачастую описание процессов формирования отчетности и схемы интеграций между таблицами исторической системы отсутствовали, что увеличивало трудоёмкость их понимания. Кроме того, не все процессы в части распределения зон ответственности были описаны - потребовалась дополнительная работа по назначению ответственных лиц и согласованию их обязанностей. 

Несмотря на трудности, возникшие при реализации проекта, благодаря слаженной работе команды внедрения и сотрудников РФЯЦ-ВНИИТФ, цели и задачи проекта были успешно решены. 

Результаты автоматизации:

• Полностью автоматизирован блок «Казначейство» с использованием возможностей, предусмотренных в «1C: ERP Управление Холдингом» для данного функционального блока. Это позволило заказчику автоматизировать многие процессы, ранее выполнявшиеся в бумажном виде, существенно повысив их эффективность и точность.

• Автоматизированы рабочие места кассиров, что раньше не было предусмотрено. Теперь соблюдается принцип однократного ввода информации при работе с платежами, что минимизирует риски ошибок и ускоряет процесс обработки данных.

• Организация получила возможность эффективно управлять денежными потоками с использованием инструмента «Платежный календарь». Это особенно важно, учитывая большое количество банковских счетов, которые находятся в распоряжении заказчика.

• Были успешно реализованы особенности работы с казначейскими счетами и платежами по государственным контрактам (ГЗ и ГОЗ), что соответствовало специфике деятельности заказчика. Автоматизированы планирование поступлений по договорам кредитов и депозитов, что улучшило финансовое планирование и управление долгами.

• Процесс согласования заявок на оплату полностью переведен из бумажного формата в 1C, что существенно упростило и ускорило процесс согласования. В системе теперь содержится информация об ожидаемых поступлениях денежных средств от контрагентов, что позволяет более точно планировать и контролировать денежные потоки.

• Автоматизировано заполнение части реквизитов в документах без участия пользователя, что исключает возможность пользовательских ошибок и повышает общую точность данных. Все эти улучшения значительно повысили эффективность и точность финансовых процессов в РФЯЦ-ВНИИТФ, обеспечив ей конкурентные преимущества в отрасли.