Проект внедрения комплексной финансовой системы в торговой сети «МОНЕТКА» (ООО "Элемент-трейд")

История торговой сети «Монетка» началась в Екатеринбурге в 2001 году: 19 апреля был открыт первый магазин самообслуживания на улице Бархотской, 1а. В том же месяце открылась вторая «Монетка», универсам эконом-класса на улице Сулимова, 29.
Спустя 14 лет «Монетка» стала одной из лидирующих торговых сетей Екатеринбурга и Уральского региона. К ноябрю 2017 года в ее состав входит уже 1069 магазинов, расположенных в Свердловской, Челябинской, Тюменской, Курганской, Томской областях, а также в Пермском крае, Республике Башкортостан, Сибирском Федеральном округе, Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах.Большая часть магазинов «Монетка», а именно 1040– дискаунтеры. Это магазины самообслуживания шаговой доступности, предлагающие покупателям товары первой необходимости и продукты питания по низкой цене за счет минимальных торговых наценок, а также за счет продажи продуктов собственного производства и собственных торговых марок.

Цель и задачи клиента:

• Модернизация учетной системы. Необходим современный инструмент, обеспечивающий минимальную стоимость владения системой. Быстрые сроки внедрения и окупаемости.
• Оптимизация информационных потоков. Устранение нехватки информации в едином информационном поле и ее многократного дублирования. Выстраивание взаимосвязей отделов и служб через единую информационную систему.
• Повышение достоверности учета. Обеспечение руководства компании достоверной отчетностью регламентированного учета. Подготовка и представление регламентированной отчетности в автоматическом режиме. Снижение трудозатрат на ее подготовку. Снижение «человеческого фактора» при подготовке отчетности.
• Учет организован на базе одной информационной системы. Взаимосвязь всех подразделений и служб организации через единую систему.

Краткое описание проекта по внедрению 1С

До начала проекта учет велся в системе Oracle E-Business Suite в полуручном режиме. Отсутствие гибкости системы в части исправления допущенных недочетов, отсутствие необходимой аналитики в части таких основных параметров как Договоры, Номенклатура, Основные средства и проч., отсутствие принципа двойной записи в бухгалтерских проводках приводило к тому, что в учетной системе образовывался и накапливался большой объем недостоверных данных неподдающейся проверке. Всё указанное ранее в свою очередь приводило к тому, что на подготовку оперативных отчетов руководству, формирования типовых отчетов, используемых в обычной деятельности российской организации (анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость и проч.) затрачивалось порядка нескольких часов для одного вида отчета. Ручная подготовка регламентированной отчетности, вследствие этого длительные разбирательства с налоговыми органами с выставлением финансовых санкций заказчику. Недостоверные данные управленческого учета. Сложность и трудоемкость формирования отчетов для руководства компании, что несомненно требовало внедрение программ 1С.

В ходе проекта была осуществлена миграция регламентированного и управленческого учета с ПП Oracle E-Business Suite в 1С:Бухгалтерия Предприятия КОРП ред. 3.0 с модулем БИТ Финанс 3.1, успешное внедрение решений 1С.

Были решены следующие задачи:

Консалтинг:

1. Исправлены и оптимизированы методики регламентированного учета с учетом отраслевой специфики и масштабов организации.
2. Разработаны методики учета кредиторской задолженности.
3. Оптимизированы процессы управления денежными потоками организации
4. Разработаны методики: бюджетирования, МФСО, управления финансовым учетом.
5. Выявлены и исправлены ошибки в учете, перегруженные из системы OEBS, за три отчетных квартала (порядка 11 млн. документов).

Проект:

1. Организован проект по переходу на новую автоматизированную систему на базе 1С по технологии корпоративного внедрения
2. Автоматизированы типовые блоки: все участки регламентированного учета, казначейство, бюджетирование, МСФО. А так же созданы и внедрены блоки: инвентаризации ОС, аренды, субаренды, кредитной задолженности.

Технологии:

1. Интеграция со смежными системами (система товарного учета собственной разработки, документооборот на системе Directum). Настроены интеграции в автоматическом ежедневном режиме.
2. Оптимизация типовых механизмов проведения документов и интерфейсов
3. Оптимизированы механизмы формирования регламентированной отчетности
4. Внедрены механизмы ЮЗДО и прямого обмена с банком
5. Управление НСИ
6. Выстроена информационная система заказчика, обеспечивающая максимальную отказоустойчивость.
7. Внедрены процессы сопровождения систем на базе технологии ТКС
   

Особенности проекта по автоматизации работы с 1С:

1. Большое кол-во контрагентов: порядка 10 тысяч, основной частью которых являются поставщики, подрядчики и обслуживающие организации 
2. Большое количество ОС: Порядка 1500 объектов, находящихся в собственности компании и порядка 500 объектов, арендованных у сторонних организаций
3. Большое количество хозяйственных операций – порядка 40 000 транзакций в день, которые в свою очередь не являются однотипными и предусматривают виды практически всех хозяйственных операций, связанных с торговлей и учетом имущества Компании
4. Отсутствие возможности автоматического ввода первоначальных данных, что несет риски соблюдения корректности вводимых данных
5. Большой объем данных регламентированной отчетности. Среднее ежеквартальное количество строк Книги продаж – 320 000, количество строк Книги покупок – 780 000.
6. Сложная структура аналитических разрезов финансового учета доходов и расходов организации (по регионам, форматам магазинов, структурным подразделениям, видам доходов и расходов и т.д.)
7. Необходимость наличия «исторических» данных в системе для подготовки финансовой статистики
8. Необходимость автоматического расчета и подготовки платежей на основании договорных условий и задолженности. Автоматизировано 80% всех платежей организации
9. Необходимость обеспечить контроль и безопасность осуществления денежных операций: количество операций в день может составлять порядка 2000. Для решения поставленных задач нами был выполнен проект по технологии корпоративного внедрения.

Этапы работ, проект внедрения 1С:

1. Внедрение регламентированного учета и казначейство 12.2015-04.2016
2. Управление НСИ 05.2016-07.2016
3. Интеграция со смежными системами, 06.2016-10.2016
4. Управление кредиторской задолженностью, 09.2016-10.2016
5. Управленческая отчетность, 12.2016-06.2017
6. Бюджетирование, 05.2017-09.2017
7. Консолидированная регламентированная отчетность, 04.2017-06.2017 8. МСФО, 06.2017-09.2017

Результаты от внедрения 1С

• Система в части регламентированного учета запущена в промышленную эксплуатацию с июня 2016 года.
• Начиная с 3 квартала 2016 года подготовка и сдача регламентированной отчетности происходит в автоматическом режиме.
• В 4 квартале 2016 года была запущена система учета кредиторской задолженности и казначейство.
• Улучшилось качество предоставляемой отчетности,
• Уменьшились сроки подготовки ответов на запросы налоговой инспекции,
• Сократились суммы финансовых санкций.
• Повысилась финансовая дисциплина, четко отслеживаются сроки оплат поставщикам, не допуская перерывов в поставках продукции, что напрямую влияет на товарооборот и прибыль.

Масштаб торговой сети "Монетка":

1. Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
2. Общее количество рабочих мест: 300
3. Среднее число подключений к базам: 150
4. Количество информационных баз: работаем с одной
5. Общий объем информационных баз: 3-4 Тб (с учетом разработочных)
6. Объем оперативной базы: ≈800 Гб
7. Среднее количество документов в день: 40 0008.      
8. Общая численность компании: 15 000