Ситуация до начала проекта:
До разработки интеграционного модуля специалистам по кадрам в организациях, в которых используется сервис «iКЭДО», для отправки кадрового документа выгружали документ из 1С в формате PDF, а затем вручную отправляли его через сервис. При трудоустройстве нового сотрудника было необходимо сначала оформить трудоустройство сотрудника в программе 1С, а после вручную создать персональную карточку этого сотрудника в сервисе Это трудоемкий процесс, который занимает большое количество времени и не исключает ошибок, связанных с человеческим фактором.Решение проблемы, предложенное компанией "1Советник":
Самое оптимальное решение описанной проблемы – это разработка специального расширения (модуля), которое позволит настроить и использовать бесшовную интеграцию сервиса «iКЭДО» и конфигурации 1С средствами API для организации электронного документооборота с сотрудниками. Сотрудники компании «1Советник» разработали с нуля расширение для конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом»,«1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», предназначенное для обеспечения стабильной, корректной и эффективной API-интеграции с сервисом «iКЭДО».Ключевые задачи, которые стояли перед проектной командой «1Советник»:
-
Простая настройка интеграции сервиса и 1С: необходимо обеспечить простую и понятную настройку синхронизации данных между 1С и сервисом
-
Авторизация в сервисе через 1С: у пользователя должна быть возможность из модуля авторизоваться в сервисе под своей учетной записью
-
Разграничение доступа к модулю в 1С: разные наборы прав доступа для специалистов по кадрам и технических специалистов
-
Разработать специальные автоматизированные рабочие места, в которых специалист по кадрам мог бы управлять учетными записями сотрудников в сервисе (создавать, блокировать, актуализировать) и всеми видами документов (подлежащие отправке, исходящие, входящие)
-
Создать механизмы для синхронизации как в автоматическом, так и в ручном режиме справочников подразделений должностей, физических лиц и рабочих мест в сервисе и 1С
-
Реализовать разные варианты (сценарии) отправки и подписания документов из 1С в сервис (отправка – в т. ч. из основной формы документа, из печатной формы документа, подписание – подписями ПЭП, УНЭП, УКЭП)
-
Обеспечить функции отправки и получения документов, обновления статусов, подписания, отзывы и отклонения, просмотра и скачивания (с информацией о подписавших документ сотрудниках) исходящих и входящих документов
-
Настроить сохранение записей о произошедших событиях и возникших ошибках в журнале регистрации
Ключевые этапы проекта:
Проект разработки интеграционного модуля разделили на несколько этапов согласно методологии проектного управления.
- В первую очередь было проведено обследование. Результатом которого стал отчет, в котором описаны функциональные возможности сервиса, представлено состояние разработанного специалистами сервиса блока API-методов.
На данном этапе удалось сформировать общее понимание объема и периметра проекта.
- Следующим этапом было формирование требований к модулю. Требования формулировались на основании пользовательских потребностей и запросов, которые должен удовлетворять модуль. На основании этой информации проектируется функциональная и техническая архитектура модуля.
Результат – техническое задание на разработку модуля, в котором детально описана последовательность технических задач, ориентированных на максимально быструю и качественную реализацию функциональных требований.
- Далее была выполнена разработка самого расширения конфигурации на базе платформы «1С:Предприятие 8». В рамках данного этапы были успешно выполнены все задачи, стоявшие перед командой в начале проекта. Но перед тем как запустить модуль в эксплуатацию, необходимо было провести комплексное внутреннее тестирование модуля.
На этом этапе производилась проверка соответствия модуля требованиям заказчика, а также устранялись различные ошибки и осуществлялась доработка модуля.
- Завершающим и ключевым результатом проекта стала версия модуля, готовая к массовому распространению как дополнительный инструмент к сервису.
В ходе использования модуля реальными компаниями обрабатывались обращения от специалистов по кадрам. Обращения были связаны как с ликвидацией ошибок, так и с внедрением некоторых доработок в модуль.
Трудности, в ходе реализации проекта:
В процессе выполнения проекта команда «1Советник» столкнулась с несколькими сложностями.
При стыковке 1С и «iКЭДО» было обнаружено, что структура и объем получаемых из «iКЭДО» данных недостаточны для обновления в 1С справочной информации и маршрутов документов. Эту проблему удалось решить благодаря корректировке API-методов, отвечающих за обработку данных.
Также на этапе моделирования бизнес-процессов кадрового делопроизводства были учтены не все возможные сценарии работы кадровых специалистов. Для решения этой задачи были привлечены кадровые специалисты с целью определения их потребностей, выявления некоторых особенностей их бизнес-процессов, которые впоследствии были включены в работу модуля.
Результат:
Главным результатом проекта стал модуль, позволяющий существенно оптимизировать работу кадровой службы в части реализации кадрового документооборота с сотрудниками через сервис «iКЭДО».
Благодаря внедрению и разработке модуля удалось автоматизировать более 1000 рабочих мест.
В результате многие клиенты используют функциональность модуля не только для управления движением кадровых документов, но и для ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами (различными положениями, инструкциями, регламентами), документами иного характера, участвующими в документообороте организации.
