Автоматизация казначейства в ФГУП «РФЯЦ-ВНИИТФ им. академика Е.И. Забабахина» на базе программы «1C:ERP Управление холдингом»

О клиенте 

«Российский Федеральный Ядерный Центр - Всероссийский научно-исследовательский институт технической физики имени академика Е.И. Забабахина - один из двух действующих в России ядерных оружейных центров мирового уровня.

Миссия: создание продукции, обеспечивающей обороноспособность Российской Федерации, также производство гражданской продукции, выполнение работ и услуг, находящихся в сфере научно-технических и хозяйственных интересов страны, соответствующих передовому уровню науки и техники.

Ситуация до старта проекта

До начала проекта по автоматизации на предприятии некоторые задачи решались с помощью программного обеспечения собственной разработки. Однако, значительная часть процессов оставалась неавтоматизированной, что требовало использования бумажного документооборота. В частности, это касалось утверждения заявок, исполнения кассовых операций, составления реестров платежей, создания платежных документов и ведения платежного календаря. Кроме того, стояла задача импортозамещения имеющегося программного обеспечения.

Для решения задач компания выбрала «1С:ERP Управление холдингом», благодаря широкому набору функциональных блоков, которые соответствовали запросам компании.

Решение, подобранное для клиента 

Для решения задач клиент определил для себя «1C: ERP Управление Холдингом». Этот программный продукт был выбран благодаря своему широкому набору функциональных блоков, которые соответствовали запросам заказчика.

«1C: ERP Управление Холдингом» предоставляет возможности для комплексной автоматизации финансовых и административных процессов, включая управление казначейством, материально-техническим снабжением и складским учётом. Этот выбор позволил интегрировать и автоматизировать все ключевые процессы, ранее осуществляемые с помощью исторической системы и бумажного документооборота, обеспечивая тем самым более эффективное и точное управление ресурсами и документами.

Масштаб проекта  

Автоматизировано рабочих мест: более 1600.

Автоматизированы все структурные единицы.

Длительность проекта: 1,5 года.

Ключевые задачи проекта автоматизации

1. Замещение части исторических информационных систем на функциональный блок «Казначейство» в системе «1С: ERP Управление холдингом».

2. Автоматизация создания и согласования заявок на выплаты наличных и безналичных денежных средств, что позволит сократить время обработки и уменьшить вероятность ошибок.

3. Автоматизация создания и согласования плановых поступлений наличных и безналичных денежных средств для улучшения планирования и контроля финансовых потоков.

4. Автоматизация работы с реестрами платежей и создание на их основании банковских документов для исполнения, что упростит процесс обработки платежей.

5. Автоматизация работы с банковскими выписками, чтобы обеспечить оперативную и точную обработку банковских операций.

6. Автоматизация работы с кассовыми операциями, создание рабочих мест для кассиров, что повысит эффективность работы кассового узла.

7. Внедрение и функционирование сервиса «Платежный календарь», который обеспечит лучшее управление и прогнозирование денежных потоков.

8. Организация интеграций между функциональным блоком и историческими системами для обеспечения бесперебойного обмена данными и единого информационного пространства.

9. Проведение обучения пользователей функционального блока для повышения их квалификации и обеспечения эффективного использования новой системы.

Эти задачи были направлены на комплексную автоматизацию и улучшение управления финансовыми процессами, что значительно повысило оперативность, точность и эффективность работы предприятия.

Этапы проекта

Проект по автоматизации финансовых процессов на предприятии включал несколько ключевых этапов, разбитых на три основные очереди, каждая из которых обеспечивала последовательное достижение целей проекта.

Инициация проекта:

Проект был начат в сентябре 2022 года, что дало старт всем последующим этапам.

Очередь 1: Внедрение Подсистемы формирования заявок на оплату (ПФЗО).

Этап 1: Формирование требований к ПФЗО и проектирование ПФЗО. На этом этапе проводился сбор и уточнение требований, а также проектирование подсистемы.

Этап 2: Доработка ПФЗО (сентябрь 2022 - декабрь 2022). Включал разработку и доработку подсистемы в соответствии с уточненными требованиями.

Этап 3: Подготовка к вводу ПФЗО в опытную эксплуатацию (ОПЭ) (сентябрь 2022 - декабрь 2022). Этот этап включал подготовительные мероприятия для ввода системы в опытную эксплуатацию.

Этап 4: Проведение ОПЭ ПФЗО (сентябрь 2022 - декабрь 2022). На этом этапе система проходила тестирование в реальных условиях эксплуатации.

Этап 5: Проведение промышленной эксплуатации (ПЭ) ПФЗО (период стабилизации) (январь 2023 - апрель 2024). Завершающий этап стабилизации работы системы, включающий устранение возможных недочетов.

Очередь 2: Внедрение Подсистемы корпоративного казначейства

Этап 1: Формирование (уточнение) требований к ПКК и проектирование ПКК (сентябрь 2022 - декабрь 2022). Аналогично первому этапу для ПФЗО, проводилось уточнение требований и проектирование подсистемы.

Этап 2: Доработка ПКК (сентябрь 2022 - декабрь 2022). Разработка и доработка подсистемы.

Этап 3: Опытная эксплуатация ПКК (январь 2023 - апрель 2023). Тестирование системы в реальных условиях эксплуатации.

Этап 4: Подготовка к вводу ПКК в ОПЭ (май 2023 - август 2023). Подготовительные мероприятия для ввода системы в опытную эксплуатацию.

Этап 5: Проведение ОПЭ ПКК (сентябрь 2023 - декабрь 2023). Система проходила тестирование и оценку в условиях реальной эксплуатации.

Этап 6: Проведение ПЭ ПКК (период стабилизации) (январь 2024 - апрель 2024).

Завершающий этап стабилизации системы.

Очередь 3: Развитие компетенций команды сопровождения РФЯЦ-ВНИИТФ

Проведение очных сертифицированных курсов Фирмы «1C» в центрах сертифицированного обучения (январь 2023 - апрель 2024). Обучение и повышение квалификации команды сопровождения, что обеспечило их готовность к эффективной работе с новой системой.

Эти этапы позволили структурировано и последовательно выполнить все необходимые работы по автоматизации финансовых процессов, обеспечив успешное внедрение и дальнейшую эксплуатацию системы на предприятии.

Особенности внедрения:

В ходе выполнения проекта команда внедрения столкнулась с рядом существенных трудностей, которые потребовали особого внимания и комплексных решении.

• Один из основных нюансов - работа в закрытой сети, где было проблематично выполнять задачи удаленно и тестировать доработки. Это требовало постоянного присутствия специалистов команды внедрения на территории заказчика для проведения отладки и тестирования.
• У большинства сотрудников РФЯЦ-ВНИИТФ отсутствовал опыт работы с 1C. Потребовалось длительное время на обучение и привыкание к концепции учёта в 1C. Потребовалось время на то, чтобы сотрудники научились делать слаженно - ведь в большой сквозной системе твои действия влияют на данные у твоих коллег.
• Трудоёмкой оказалась перестройка с учётной модели исторической системы на 1C. Требовался поиск компромиссов для адаптации и настройки системы.

Зачастую описание процессов формирования отчетности и схемы интеграций между таблицами исторической системы отсутствовали, что увеличивало трудоёмкость их понимания. Кроме того, не все процессы в части распределения зон ответственности были описаны - потребовалась дополнительная работа по назначению ответственных лиц и согласованию их обязанностей.

Несмотря на трудности, возникшие при реализации проекта, благодаря слаженной работе команды внедрения и сотрудников РФЯЦ-ВНИИТФ, цели и задачи проекта были успешно решены.

Результаты автоматизации финансовых процессов

• Полностью автоматизирован блок «Казначейство» с использованием возможностей, предусмотренных в «1C: ERP Управление Холдингом» для данного функционального блока. Это позволило заказчику автоматизировать многие процессы, ранее выполнявшиеся в бумажном виде, существенно повысив их эффективность и точность.

• Автоматизированы рабочие места кассиров, что раньше не было предусмотрено. Теперь соблюдается принцип однократного ввода информации при работе с платежами, что минимизирует риски ошибок и ускоряет процесс обработки данных.

• Организация получила возможность эффективно управлять денежными потоками с использованием инструмента «Платежный календарь». Это особенно важно, учитывая большое количество банковских счетов, которые находятся в распоряжении заказчика.

• Были успешно реализованы особенности работы с казначейскими счетами и платежами по государственным контрактам (ГЗ и ГОЗ), что соответствовало специфике деятельности заказчика. Автоматизированы планирование поступлений по договорам кредитов и депозитов, что улучшило финансовое планирование и управление долгами.

• Процесс согласования заявок на оплату полностью переведен из бумажного формата в 1C, что существенно упростило и ускорило процесс согласования. В системе теперь содержится информация об ожидаемых поступлениях денежных средств от контрагентов, что позволяет более точно планировать и контролировать денежные потоки.

• Автоматизировано заполнение части реквизитов в документах без участия пользователя, что исключает возможность пользовательских ошибок и повышает общую точность данных. Все эти улучшения значительно повысили эффективность и точность финансовых процессов в РФЯЦ-ВНИИТФ, обеспечив ей конкурентные преимущества в отрасли.