Интеграция почты с 1С:Документооборот: как настроить и автоматизировать регистрацию писем

актуальность проверена 13.04.2026

Электронная почта остается одним из главных каналов обмена документами в компании. Счета, договоры, акты, запросы от клиентов, согласования с руководством – все это ежедневно приходит на почту сотрудников и часто теряется в общем потоке писем. В результате важные документы забывают зарегистрировать, задачи ставятся с задержкой, сотрудники ищут вложения в переписке, а контроль сроков становится ручным и нестабильным.

Если почта не связана с системой документооборота, компания теряет время, прозрачность процессов и управляемость. Именно поэтому интеграция почты с 1С:Документооборотом – не просто удобная функция, а реальный инструмент ускорения работы и снижения операционного хаоса.

Если у вас:

• письма теряются в почте,
• входящие регистрируют вручную,
• договоры забывают передавать на согласование,
• нет истории переписки по контрагенту

– значит интеграция уже нужна.

1С:Документооборот предоставляет широкие возможности для работы с документами, задачами и процессами согласования. Однако на практике работа с документами редко ограничивается только программой: компании постоянно получают документы по электронной почте, направляют их контрагентам, пересылают коллегам и используют переписку в рабочих процессах. Чтобы это взаимодействие было встроено в общий контур документооборота, в 1С:Документооборот предусмотрены механизмы легкой и встроенной почты.

В этой статье ответим на вопросы:

• Для чего нужно настраивать почту в 1С:Документооборот?
• Чем отличается легкая почта от встроенной?
• Как настроить встроенную почту?
• Как настроить легкую почту?

Наш опыт внедрения программного продукта «1С:Документооборот КОРП» в компании АО «УРАЛХИММАШ» >>>

Для чего нужно настраивать почту в 1С: Документооборот?

Использование почты в 1С:Документообороте дает компании ряд практических преимуществ:

• Возможность работать с почтой прямо из 1С:Документооборота.
• Сокращение переключения между разными программами.
• Более удобная организация почтового взаимодействия сотрудников.

В 1С:Документообороте почта может быть легкой и встроенной. Рассмотрим, что представляет из себя каждая из них и чем они отличаются.

Для легкой почты характерны следующие особенности:

• Переписка и прикрепленные вложения не сохраняются в программе.
• Отправка и получение писем происходят через почтовый клиент (Например, Microsoft Outlook, TheBat! и т.д.) или с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP).
• Письма и вложения можно загрузить в справочники входящих, исходящих или внутренних документов.
• Системная учетная запись – всегда должна быть настроена на легкую почту.

Для встроенной почты характерно следующее:

• Это полноценный почтовый клиент, который во многом имеет функционал, аналогичный стандартным почтовым программам.
• Все письма, прикрепленные к ним файлы и история переписки хранятся в программе.
• Встроенная почта не доступна в версии 1С:Документооборот ПРОФ.

Таким образом, основное отличие состоит в том, что встроенная почта представляет собой полноценный почтовый клиент (на рисунке ниже), тогда как легкая почта – это упрощенный вариант работы с электронной почтой, ориентированный в первую очередь на отправку писем из системы.

Как настроить встроенную почту?

1. Включить использование встроенной почты в настройках
2. Настроить системную учетную запись
3. Настроить учетные записи почты пользователей

Рассмотрим все шаги по порядку.

Настройка использования внутренней почты.

Сначала в настройках программы проверяем, что установлен флаг «Использовать встроенную почту».

Настройка системной учетной записи.

Затем настраиваем Системную учетную запись в разделе «Настройки почты». Это необходимо для того, чтобы программа могла отправлять системные сообщения, а также получать письма при использовании механизма выполнения задач по почте: Заполняем данные на вкладке «Учетная запись»: Данные на вкладке «Настройки соединения» для отправки и получения писем:
Заполняем ответственного на вкладке «Ответственные». Обычно указывают администратора программы: И заполняем данные на вкладке «Доп. сведения»: После этого проверяем настройки: Если проверка прошла успешно, программа выведет соответствующее уведомление. Теперь можно приступить к настройке учетных записей пользователей.

Настройка учетной записи встроенной почты.

Открываем раздел «Настройки почты» и создаем новую учетную запись. Заполняем следующую информацию. На вкладке «Учетная запись»: На вкладке «Настройки соединения» для отправки и получения писем:
На вкладке «Ответственные» указываем сотрудника, чью почту мы настраиваем. А также можно указать тех сотрудников, которые также должны иметь доступ к его почте. Например, если мы настраиваем почту директора и нам нужно, чтобы его помощник также имел доступ к письмам: На вкладке «Доп. сведения» Записываем почту и проверяем настройки: Настройка завершена.

Как настроить легкую почту?

Настройка легкой почты выполняется в персональных настройках программы: В персональных настройках установим флаг «Использовать легкую почту»: При выборе варианта SMTP/POP3 при настройке легкой почты, поля настройки будут идентичный тем, что мы настраивали для внутренней. Кроме настройки «Использовать», в ней нежно выбрать «Для «легкой» почты». При выборе варианта «Microsoft Outlook»: Программа предложит указать папку для входящих писем. Укажем папку: Профиль добавлен: Можно использовать почту.

Таким образом, настройка почты в 1С:Документообороте позволяет встроить работу с письмами в общую рабочую среду компании и сделать взаимодействие сотрудников более удобным. При выборе варианта настройки важно учитывать задачи бизнеса: если требуется только упрощенная отправка писем из программы, подойдет легкая почта, а если нужна полноценная работа с перепиской внутри системы – стоит использовать встроенную почту.

Почта в 1С:Документооборот работает нестабильно или не настроена совсем?

Если сотрудники продолжают пересылать документы вручную, письма теряются, а регистрация входящих занимает часы – система используется не на полную мощность.

Мы помогаем компаниям внедрять и дорабатывать 1С:Документооборот так, чтобы почта, согласования, задачи и документы работали как единый управляемый процесс.

Что вы получите после обращения:

• корректную настройку встроенной или легкой почты;
• автоматическую регистрацию входящих писем и вложений;
• ускорение согласований и обработки документов;
• снижение потерь писем и ручной работы сотрудников;
• прозрачный контроль процессов для руководителя.

Оставьте заявку – проведем аудит вашей текущей настройки 1С:Документооборот и покажем, где компания теряет время прямо сейчас.

Автор статьи: Анна, функциональный архитектор в компании «1-й Советник»