Переход на электронное хранение документов в 2025–2026 году: как настроить 1С и ЭДО, чтобы юридическая сила была сохранена

Почему переход к электронному архиву стал неизбежным

2025-2026 – переломный период в документообороте.
Бумажные архивы становятся дорогими, медленными и сопровождаются рисками.

В это время государство активно продвигает:
✔ ЭДО,
✔ электронные кадровые документы,
✔ электронные первичные документы,
✔ электронные архивы.

Ошибки при переходе могут привести к тому, что документы потеряют юридическую силу.

Расскажем, как перейти на электронный архив безопасно, используя 1С.

1. Что можно переводить в электронный вид в 2025–2026 году

1) Кадровые документы

• приказы, заявления, уведомления,
• Т-forms,
• ЭТК,
• листки отпусков,
• табели.

2) Первичные бухгалтерские документы

• УПД,
• акты,
• счета-фактуры,
• накладные.

3) Договоры

При наличии ЭП.

4) Внутренние документы компании

Приказы, положения, регламенты.

5) Архивы прошлых лет (частично)

С юридически значимой скан-копией + ЭП.

2. Частые ошибки компаний при переходе на электронный архив

Ошибка №1 – использование сканов без юридической значимости
Скан без ЭП – это просто картинка.

Ошибка №2 – хранение документов вне оператора ЭДО
Передача по почте → нет фиксированной цепочки → нет подтверждений.

Ошибка №3 – хаотичное хранение файлов в папках
Сотрудники хранят документы на локальных дисках.

Ошибка №4 – отсутствие связки «1С ↔ ЭДО ↔ Архив»
Документы теряются, не связываются с контрагентами, дублируются.

Ошибка №5 – неподключенные ЭП сотрудников
Документы подписаны «не тем человеком» → юридический дефект.

3. Как 1С обеспечивает юридически корректное электронное хранение

3.1. 1С автоматически хранит юридически значимые документы в правильном виде

1С сохраняет:
✔ содержание документа;
✔ ЭП;
✔ данные операторов ЭДО;
✔ цепочку согласований;
✔ историю подписания.

Именно это обеспечивает юридическую силу.

3.2. Связка 1С + ЭДО = непрерывный и защищённый документооборот

Через 1С можно:
• подписывать документы,
• отправлять,
• получать,
• согласовывать,
• контролировать статус.

1С фиксирует все этапы → это важно при проверках.

3.3. Электронная кадровая документация через 1С:ЗУП и 1С:Документооборот

1С обеспечивает:
→ подписание кадровых документов сотрудниками,
→ хранение ЭТК,
→ создание электронных договоров,
→ электронное согласование.

Государству этого формата достаточно.

4. Как перейти к электронному архиву: поэтапная инструкция

Шаг 1. Провести аудит документов

Понять, какие документы уже можно перевести в электронный вид.

Шаг 2. Настроить ЭДО и подключить всех контрагентов

Обязательное требование к юридической силе.

Шаг 3. Настроить электронные подписи

Подписи должны быть правильного типа.
Подписи сотрудников должны быть привязаны к ролям.

Шаг 4. Настроить интеграцию 1С с ЭДО

Обычно – за 1-2 дня.

Шаг 5. Обучить сотрудников

Как подписывать, как отправлять, как хранить.

Шаг 6. Организовать централизованный электронный архив

В 1С или специализированном модуле.

5. Почему электронное хранение – это экономия и безопасность

Электронный архив:
✔ снижает расходы на бумагу и хранение,
✔ ускоряет работу,
✔ защищает от потери данных,
✔ даёт готовность к проверкам.

Компании экономят от 100 до 700 тыс. рублей в год.

Чем мы можем вам помочь?

— проведем аудит документооборота,
— настроим ЭДО, ЭП и электронные архивы,
— переведем компанию на электронные кадровые документы,
— настроим интеграции,
— обеспечим юридическую корректность каждого шага.

Мы переведем бухгалтерию, кадры и архивы на электронный формат так, чтобы документы сохранили юридическую силу – без хаоса и потерь.