Внедрение 1С:Документооборот на предприятии УАО «Уралтранстром» ускорило работу с документами в несколько раз
Заказчик
Компания УАО «Уралтранстром» берет начало в 1930 году, когда был создан Уральский трест предприятий строительных материалов.
В настоящее время компания является одним из ведущих предприятий строительной индустрии Уральского региона и одним из ключевых поставщиков плит дорожного покрытия для обустройства нефтяных и газовых месторождений. Из плит дорожного покрытия ПДН, м 6х2х0,14, произведенных УАО «Уралтранстром», построены стратегически важные для экономики страны трассы Тюмень-Сургут и Нефтеюганск-Ханты-Мансийск, Новоуренгойский аэродром, транспортные инфраструктуры нефтяных и газовых месторождений ХМАО и ЯНАО. Предприятие принимало участие в реконструкции дорог Западной Сибири».
Производственные мощности предприятия позволяют производить до 9 000 штук плиты дорожной напряженной ПДН, м (6х2х0,14м)-АтV,-55 в месяц».
Главными целями УАО «Уралтранстром» остаются: повышение производительности труд, модернизация производственных мощностей, забота о сотрудниках предприятия, удовлетворенность клиентов качеством продукции.
Цели проекта
Перед началом проекта были определены ключевые цели автоматизации, позволяющие повысить эффективность бизнес-процессов в компании:
- Создание единого электронного архива документов компании.
- Упрощение доступа к документам и процесса их обработки. Необходимо было исключить поиск бумажных версий документов для получения нужной информации.
- Сокращение времени, затрачиваемого на обработку и согласование документации.
Задачи проекта
- Провести обследование текущих процессов работы с документами и определить перечень видов документов, подлежащих автоматизации.
- Настроить в 1С:Документооборот виды документов и маршруты их обработки в соответствии с требованиями бизнеса.
- Провести обучение пользователей работе в новой системе.
- Помочь пользователям адаптироваться к работе в новой программе.
Ситуация до старта проекта
Согласования большинства документов проходило вручную. Бумажные экземпляры приносили на рассмотрение и подпись ответственным лицам. Процесс ручного согласования документов занимал много времени, в особенности, если для согласования нужно было участие нескольких согласующих. Кроме того, наличие только бумажного документооборота затрудняет поиск нужных документов.
Для оптимизации этих процессов было принято решение перейти на электронный документооборот. Это позволит автоматизировать процесс согласования, уведомлять участников о необходимости принять участие, отслеживать статус документа и хранить все версии документов в одном месте.
Компания УАО «Уралтранстром» остановила свой выбор на программе 1С Документооборот, так как их учетная программа так же на базе 1С.
Архитектура решения и масштаб проекта
Срок проекта: 8 месцев
В ходе проекта автоматизировано 50 рабочих мест.
Проект был поделен на несколько ключевых этапов, которые включали в себя:
- Обследование, в ходе которого был определен перечень документов, имеющих потребность в автоматизации. В результате обследования была разработана концепция системы, в которой было описано какие именно виды документов будут автоматизированы, и какие маршруты обработки у них будут.
- Разработка, в ходе которой в программе были настроены все виды документов и маршруты их обработки.
- Обучение для пользователей программы. На нем специалисты компании 1-й Советник рассказали как работать в программе и как правильно работать с их документами. Так же были подготовлены пользовательские инструкции.
- Опытно-промышленная эксплуатация, которую начали с 07.11.2023. Данный этап продлился 2 недели, после чего проект внедрения был завершен и дальнейшая работа продолжилась в формате сопровождения.
Особенности и уникальность проекта
- В процессе анализа стало ясно, что количество типов документов, подлежащих автоматизации, увеличилось с 5 до 35. Это влекло за собой соответствующее увеличение числа маршрутов обработки документов.
- После того, как сотрудники компании УАО «Уралтранстром» приступили к работе с программой, стало ясно, что процессы обработки некоторых документов изменились в период внедрения, особенно в свете появления новых сотрудников в компании. Эти изменения были внесены в программу на этапе опытно-промышленной эксплуатации.
- В процессе проекта в компании УАО «Уралтранстром» появился новый ключевой сотрудник, который изменил текущие бизнес-процессы и определил новые требования к ряду документов, которые также были учтены и внедрены на этапе опытно-промышленной эксплуатации.
- В связи с тем, что логика работы между 1С:Документооборот и другими конфигурациями 1С отличается, необходимо было учесть это при подготовке программы обучения, поскольку пользователям потребовалось больше времени для адаптации к новому программному продукту.
Результаты проекта
- В результате внедрения 1С:Документооборот компании УАО «Уралтранстром» представилась возможность создания единого центра хранения документации в электронном формате, что значительно улучшило процесс поиска необходимых документов за счет ускорения и упрощения этапа доступа к ним.
- Процесс согласования документов был значительно упрощен: все этапы согласования теперь проводятся внутри программы, что позволило избежать необходимости физически перемещать документы из одного кабинета в другой.
- Благодаря тщательной настройке маршрутов обработки документов увеличилась скорость их обработки, что сказалось на общей эффективности работы.
- Сотрудники имеют доступ только к тем документам, с которыми должны работать согласно своим должностным обязанностям.
- Кроме того, внедрение системы позволило ограничить доступ к документам только тем сотрудникам, которые должны иметь доступ согласно своим должностным обязанностям, что повысило уровень безопасности информации.