Проект внедрения комплексной финансовой системы в торговой сети «МОНЕТКА» (ООО «Элемент-трейд»)
История торговой сети «Монетка» началась в Екатеринбурге в 2001 году: 19 апреля был открыт первый магазин самообслуживания на улице Бархотской, 1а. В том же месяце открылась вторая «Монетка», универсам эконом-класса на улице Сулимова, 29. Спустя 14 лет «Монетка» стала одной из лидирующих торговых сетей Екатеринбурга и Уральского региона. К ноябрю 2017 года в ее состав входит уже 1069 магазинов, расположенных в Свердловской, Челябинской, Тюменской, Курганской, Томской областях, а также в Пермском крае, Республике Башкортостан, Сибирском Федеральном округе, Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах.Большая часть магазинов «Монетка», а именно 1040– дискаунтеры. Это магазины самообслуживания шаговой доступности, предлагающие покупателям товары первой необходимости и продукты питания по низкой цене за счет минимальных торговых наценок, а также за счет продажи продуктов собственного производства и собственных торговых марок.Цель и задачи клиента:
- Модернизация учетной системы. Необходим современный инструмент, обеспечивающий минимальную стоимость владения системой. Быстрые сроки внедрения и окупаемости.
- Оптимизация информационных потоков. Устранение нехватки информации в едином информационном поле и ее многократного дублирования. Выстраивание взаимосвязей отделов и служб через единую информационную систему.
- Повышение достоверности учета. Обеспечение руководства компании достоверной отчетностью регламентированного учета. Подготовка и представление регламентированной отчетности в автоматическом режиме. Снижение трудозатрат на ее подготовку. Снижение «человеческого фактора» при подготовке отчетности.
- Учет организован на базе одной информационной системы. Взаимосвязь всех подразделений и служб организации через единую систему.
Краткое описание проекта по внедрению 1С
До начала проекта учет велся в системе Oracle E-Business Suite в полуручном режиме. Отсутствие гибкости системы в части исправления допущенных недочетов, отсутствие необходимой аналитики в части таких основных параметров как Договоры, Номенклатура, Основные средства и проч., отсутствие принципа двойной записи в бухгалтерских проводках приводило к тому, что в учетной системе образовывался и накапливался большой объем недостоверных данных неподдающейся проверке. Всё указанное ранее в свою очередь приводило к тому, что на подготовку оперативных отчетов руководству, формирования типовых отчетов, используемых в обычной деятельности российской организации (анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость и проч.) затрачивалось порядка нескольких часов для одного вида отчета. Ручная подготовка регламентированной отчетности, вследствие этого длительные разбирательства с налоговыми органами с выставлением финансовых санкций заказчику. Недостоверные данные управленческого учета. Сложность и трудоемкость формирования отчетов для руководства компании, что несомненно требовало внедрение программ 1С.
В ходе проекта была осуществлена миграция регламентированного и управленческого учета с ПП Oracle E-Business Suite в 1С:Бухгалтерия Предприятия КОРП ред. 3.0 с модулем БИТ Финанс 3.1, успешное внедрение решений 1С.
Были решены следующие задачи:
Консалтинг:
- Исправлены и оптимизированы методики регламентированного учета с учетом отраслевой специфики и масштабов организации.
- Разработаны методики учета кредиторской задолженности.
- Оптимизированы процессы управления денежными потоками организации
- Разработаны методики: бюджетирования, МФСО, управления финансовым учетом.
- Выявлены и исправлены ошибки в учете, перегруженные из системы OEBS, за три отчетных квартала (порядка 11 млн. документов).
Проект:
- Организован проект по переходу на новую автоматизированную систему на базе 1С по технологии корпоративного внедрения
- Автоматизированы типовые блоки: все участки регламентированного учета, казначейство, бюджетирование, МСФО. А так же созданы и внедрены блоки: инвентаризации ОС, аренды, субаренды, кредитной задолженности.
Технологии:
- Интеграция со смежными системами (система товарного учета собственной разработки, документооборот на системе Directum). Настроены интеграции в автоматическом ежедневном режиме.
- Оптимизация типовых механизмов проведения документов и интерфейсов
- Оптимизированы механизмы формирования регламентированной отчетности
- Внедрены механизмы ЮЗДО и прямого обмена с банком
- Управление НСИ
- Выстроена информационная система заказчика, обеспечивающая максимальную отказоустойчивость.
- Внедрены процессы сопровождения систем на базе технологии ТКС
Особенности проекта по автоматизации работы с 1С:
- Большое кол-во контрагентов: порядка 10 тысяч, основной частью которых являются поставщики, подрядчики и обслуживающие организации
- Большое количество ОС: Порядка 1500 объектов, находящихся в собственности компании и порядка 500 объектов, арендованных у сторонних организаций
- Большое количество хозяйственных операций – порядка 40 000 транзакций в день, которые в свою очередь не являются однотипными и предусматривают виды практически всех хозяйственных операций, связанных с торговлей и учетом имущества Компании
- Отсутствие возможности автоматического ввода первоначальных данных, что несет риски соблюдения корректности вводимых данных
- Большой объем данных регламентированной отчетности. Среднее ежеквартальное количество строк Книги продаж – 320 000, количество строк Книги покупок – 780 000.
- Сложная структура аналитических разрезов финансового учета доходов и расходов организации (по регионам, форматам магазинов, структурным подразделениям, видам доходов и расходов и т.д.)
- Необходимость наличия «исторических» данных в системе для подготовки финансовой статистики
- Необходимость автоматического расчета и подготовки платежей на основании договорных условий и задолженности. Автоматизировано 80% всех платежей организации
- Необходимость обеспечить контроль и безопасность осуществления денежных операций: количество операций в день может составлять порядка 2000. Для решения поставленных задач нами был выполнен проект по технологии корпоративного внедрения.
Общий срок проекта: 2 года.
Этапы работ, проект внедрения 1С:
- Внедрение регламентированного учета и казначейство 12.2015-04.2016
- Управление НСИ 05.2016-07.2016
- Интеграция со смежными системами, 06.2016-10.2016
- Управление кредиторской задолженностью, 09.2016-10.2016
- Управленческая отчетность, 12.2016-06.2017
- Бюджетирование, 05.2017-09.2017
- Консолидированная регламентированная отчетность, 04.2017-06.2017 8. МСФО, 06.2017-09.2017
Результаты от внедрения 1С
- 1С:Бухгалтерия Предприятия КОРП ред. 3.0
- БИТ Финанс 3.1 для 1С:Бухгалтерия Предприятия КОРП 3.0
- Интеграция: Directum, торговая система (РМС)\
- 1С:Предприятие 8.Управление торговлей
- 1С:Предприятие 8.Web-расширение 1.1
- Модуль Управление торговлей алкогольной продукцией для 1С:Предприятие 8.Управление торговлей
- 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Проф (USB).
- Система в части регламентированного учета запущена в промышленную эксплуатацию с июня 2016 года.
- Начиная с 3 квартала 2016 года подготовка и сдача регламентированной отчетности происходит в автоматическом режиме.
- В 4 квартале 2016 года была запущена система учета кредиторской задолженности и казначейство.
- Улучшилось качество предоставляемой отчетности,
- Уменьшились сроки подготовки ответов на запросы налоговой инспекции,
- Сократились суммы финансовых санкций.
- Повысилась финансовая дисциплина, четко отслеживаются сроки оплат поставщикам, не допуская перерывов в поставках продукции, что напрямую влияет на товарооборот и прибыль.