Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в ООО «ЭКОСТРОЙ»

Заказчик

ООО «ЭКОСТРОЙ» – одна из ведущих компаний в Екатеринбурге и области, специализирующаяся на проектировании и строительстве авторских жилых домов. Компания выполняет полный комплекс услуг – от разработки проекта до сдачи объекта под ключ. Это позволяет обеспечить заказчикам не только высокое качество на каждом этапе, но и полную управляемость процесса. Такой подход делает «ЭКОСТРОЙ» надёжным подрядчиком, заслужившим репутацию профессионалов в своей области.

Ситуация до внедрения

С ростом клиентской базы и расширением проектов привычные подходы к управлению документами начали давать сбои. В компании фиксировались следующие сложности:

трудности в управлении документооборотом;
неэффективность учета и хранения договоров;
низкий уровень контроля исполнения поручений.

Руководству стало очевидно: дальнейшее развитие бизнеса невозможно без цифровизации базовых управленческих функций.

Задачи, которые нужно было решить бизнесу

Цель внедрения – повысить эффективность работы сотрудников и управляемость процессов за счёт автоматизации документооборота.

Перед командой «1-го Советника» стояли следующие задачи:

Объединить в одно электронное пространство документы компании и организовать быстрый поиск
Организовать контроль процесса согласования договоров и платежей
Организовать контроль исполнения поручений
Организовать работу с входящими и исходящими документами

Этапы работ

После анализа бизнес-процессов и согласования технических требований был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП».

Работы по проекту включали:

Обследование и выбор решения.

На этом этапе специалисты «1-й Советник»:

провели аудит бизнес-процессов;
зафиксировали требования заказчика;
подобрали подходящее решение – «1С:Документооборот 8 КОРП»;
согласовали архитектуру и схему прав доступа.

Внедрение системы

Установлено программное обеспечение на рабочих местах заказчика.
Выполнена начальная настройка системы с учётом специфики работы компании.
Созданы интерфейсы, определены роли пользователей и назначены уровни доступа.
Произведён ввод начальных данных, необходимых для работы.
Настроены процессы: делопроизводство, договорная работа, обработка входящих/исходящих документов, учёт и контроль исполнения поручений.
Система запущена в промышленную эксплуатацию.

Сопровождение

После запуска система поддерживается на регулярной основе:

осуществляется сопровождение по линии 1С:ИТС;
выполняется обновление платформы и конфигураций;
проводится методическая и техническая поддержка пользователей;
обеспечен доступ к ресурсу поддержки users.v8.1c.ru;
пользователи регулярно получают материалы и обновления ИТС ПРОФ.

Результат

После завершения проекта и перехода в промышленную эксплуатацию компания получила структурированный и гибкий инструмент управления документами.

Вот ключевые изменения, которые произошли:

Существенно сократилось время на согласование документов благодаря электронному маршруту и автоматическим уведомлениям.
Снизились риски потери документов - все файлы хранятся в защищённой системе с контролем доступа.
Упростился поиск нужной информации - за счёт полнотекстового поиска и удобной системы фильтров.
Упорядочены процессы исполнения поручений - задачи фиксируются, контролируются и не теряются.
Сократились трудозатраты на рутинные операции, а освободившееся время сотрудники направили на решение задач более высокого уровня.
Повысилась прозрачность учёта и взаимодействия между отделами, в том числе в части согласования договоров и заявок на оплату.

Заключение

Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило «ЭКОСТРОЙ» перейти от разрозненного бумажного учёта к единой электронной системе.

Благодаря грамотной настройке и профессиональной поддержке партнёра – компании «1-й Советник», проект был реализован в срок и дал ощутимый эффект.