Внедрение программного продукта «1С:Документооборот КОРП» в компании АО «УРАЛХИММАШ»
Заказчик
АО «УРАЛХИММАШ» – предприятие, специализирующееся на производстве оборудования для химической, нефтехимической и энергетической промышленности. В рамках своей деятельности компания обрабатывает значительный объем документации, связанной с договорами, техническими заданиями, проектной документацией и внутренними распоряжениями.
С развитием бизнеса и усложнением операционных процессов возникла необходимость систематизации документооборота и внедрения современных инструментов управления информацией.
Ситуация до внедрения
До внедрения единой системы документооборота в АО «УРАЛХИММАШ» отсутствовал централизованный контроль за потоками документов и поручений. Основные проблемы, с которыми столкнулось руководство:
- Разрозненное хранение файлов.
- Отсутствие прозрачности в процессе согласования договоров и заявок.
- Затруднённый контроль исполнения поручений.
- Потери документов при передаче между подразделениями.
- Высокие трудозатраты на поиск и обработку информации.
Эти трудности замедляли рабочие процессы, снижали контроль и увеличивали риски, особенно в контексте работы с партнерами и регуляторами.
Задачи, которые нужно было решить бизнесу
Руководство компании сформулировало чёткий перечень задач, которые должно было решить внедрение информационной системы:
- Объединить все документы в едином электронном пространстве с возможностью быстрого и безопасного доступа.
- Автоматизировать процессы учета, согласования и хранения договоров.
- Организовать контроль за процессом согласования платежей и формированием реестров.
- Повысить контроль над исполнением внутренних поручений.
- Систематизировать работу с входящими и исходящими документами.
Этапы работ
После анализа бизнес-процессов было принято решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ».
В рамках проекта были выполнены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и его сопровождения.
- Продажа лицензий и установка ПО на рабочие станции заказчика.
- Настройка и внедрение типового решения.
- Ввод начальных остатков.
- Поддержка и консультирование пользователей.
- Подключение к системе сопровождения по договору 1С:ИТС.
Автоматизированные функции:
- Делопроизводство и ведение номенклатуры дел.
- Хранение и учет всех видов документов.
- Контроль исполнения поручений.
- Учет рабочего времени.
- Учет договоров.
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
- Организация процессов согласования документов на оплату.
- Формирование отчетности по поручениям и срокам их исполнения.
Результат
После завершения проекта система была принята в промышленную эксплуатацию. АО «УРАЛХИММАШ» получило эффективный инструмент управления документооборотом, который позволил:
- Создать централизованное хранилище документов с полнотекстовым поиском и разграничением прав доступа.
- Автоматизировать учет и согласование договоров с отслеживанием этапов.
- Вести полноценный учет входящих, исходящих и внутренних документов.
- Упростить передачу документов между отделами благодаря журналу учета передачи.
- Повысить контроль за поручениями, включая возможность оперативной отчетности по срокам.
- Автоматизировать процессы согласования платежей и формирование реестров.
- Получать аналитическую отчетность по всем этапам согласования и исполнения задач.
Эффект от внедрения:
- Существенно повысилась скорость обработки документов.
- Снижены операционные издержки за счёт уменьшения ручного труда.
- Улучшена дисциплина исполнения поручений.
- Обеспечена прозрачность работы отделов и управляемость процессов.
- Создана основа для дальнейшей цифровизации компании.
АО «УРАЛХИММАШ» продолжает сотрудничество с ООО «1-й Советник» в рамках сопровождения и развития системы, рассматривая возможности масштабирования решений 1С на другие бизнес-направления.