Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в компании ООО "АРКА"

О компании

ООО «АРКА» — активно развивающаяся компания, работающая в сфере оптовой торговли оборудованием. Основанная в 2021 году, «АРКА» демонстрирует устойчивый рост, расширяя ассортимент техники и клиентскую базу. Характер деятельности предполагает постоянную работу с большим объёмом документов: от договоров и поставок до сервисного обслуживания.

С ростом бизнеса и увеличением числа операций в компании стало очевидно, что ручное ведение документооборота перестало справляться с поставленными задачами.

Ситуация до внедрения

До внедрения единой информационной системы в компании отсутствовал централизованный подход к обработке, учету и хранению документов. Каждый отдел вел свои процессы по-разному, что приводило к ряду проблем:

• Потери и дублирование документов;
  
  

• Замедленное согласование договоров и заявок;
  
  

• Отсутствие прозрачности в исполнении поручений;
  
  

• Повышенная нагрузка на сотрудников из-за рутинной работы.
  
  

На фоне расширения компании и увеличения клиентского потока такие процессы начали сдерживать развитие бизнеса.

Задачи, которые нужно было решить бизнесу

Руководство компании поставило перед проектом автоматизации следующие цели:

1. Создать единую систему документооборота, охватывающую все виды документов и отделы;
   
   

2. Обеспечить надежное и безопасное хранение электронных документов;
   
   

3. Повысить контроль над исполнением поручений;
   
   

4. Уменьшить рутинную нагрузку на сотрудников и ускорить согласование документов;
   
   

5. Сформировать прозрачную структуру прав доступа для пользователей с различными ролями.
   
   

Этапы работ

Команда специалистов “1-го Советника” провела предварительное обследование бизнес-процессов и предложила программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" как наилучшее решение для задач компании.

• Сбор и анализ требований к системе;
  
  

• Выбор конфигурации и начальная настройка "1С:Документооборот 8 КОРП";
  
  

• Настройка пользовательских прав и регламентов хранения документов;
  
  

• Автоматизация ключевых направлений работы, включая: делопроизводство, хранение и учет всех типов документов, ведение номенклатуры дел, контроль поручений и учет рабочего времени, учет договоров и обращений граждан

• Обучение персонала (в том числе дистанционное);
  
  

• Ввод системы в промышленную эксплуатацию.
  
  

Также был оформлен платный договор сопровождения 1С:ИТС, включающий методическую и техническую поддержку.

Результат

После запуска системы в эксплуатацию компания получила полностью функционирующую, надежную и безопасную платформу для работы с документами. Основные результаты автоматизации:

• Сократилось время согласования документов между отделами;
  
  

• Создано централизованное хранилище документов, с быстрым поиском и разграничением прав;
  
  

• Организован прозрачный учет поручений, с возможностью контроля сроков и исполнения;
  
  

• Резко снизилась доля рутинной работы, благодаря шаблонам и автоматизации операций;
  
  

• Обеспечен структурированный обмен входящими и исходящими документами;
  
  

• Повысился уровень исполнительской дисциплины и общая скорость бизнес-процессов.
  
  

• Повышение прозрачности учета;
  
  

• Снижение трудозатрат и ускорение документооборота;
  
  

• Повышение качества взаимодействия между отделами;
  
  

• Защищенность и целостность электронных документов.
  
  

Проект был завершён в срок, и заказчик - ООО «АРКА» - выразил полное удовлетворение результатами работы и подтвердил намерение продолжать сотрудничество с ООО «1-й Советник» для дальнейшего развития системы.