Внедрение программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ» в компании ООО «Бауверк»
Заказчик
ООО «Бауверк» – строительная компания, специализирующаяся на комплексной реализации проектов в области внутренней отделки, монтажа инженерных систем и строительных работ. С 2012 года команда реализовала более 200 объектов, включая офисы, гостиницы, магазины, рестораны, фитнес-центры и жилые помещения.
В штате – 10 монтажных бригад, что позволяет гибко управлять сроками и ресурсами на разных этапах проектов.
Ситуация до внедрения
На фоне активного роста и увеличения числа проектов, в компании всё острее ощущались трудности с организацией документооборота и исполнением внутренних задач:
- Документы хранились в разных источниках, поиск занимал много времени.
- Процессы согласования договоров и платежей затягивались.
- Контроль исполнения поручений был недостаточно прозрачным.
- Риски потери важных документов и пропуска сроков увеличивались.
Такая ситуация начала тормозить работу подразделений и увеличивать нагрузку на административный персонал.
Задачи, которые нужно было решить бизнесу
Руководство «Бауверк» приняло решение внедрить систему электронного документооборота, чтобы:
- Создать единое пространство хранения и управления документами.
- Автоматизировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами.
- Внедрить контроль на всех этапах согласования договоров и платежей.
- Повысить прозрачность исполнения поручений и соблюдения сроков.
- Получать актуальную отчётность по задачам, документам и загруженности сотрудников.
Этапы работ
Работы включали:
- Обследование процессов
Анализ текущей модели управления документами и согласования задач. Определение точек роста. - Подбор программного продукта
На основании потребностей был выбран «1С:Документооборот ПРОФ» как оптимальное решение. - Установка и настройка
Выполнена установка ПО и базовая настройка под процессы компании, включая: - делопроизводство и ведение номенклатуры дел;
- учет договоров;
- контроль исполнения поручений;
- учёт рабочего времени;
- работу с обращениями граждан.
- Обучение сотрудников
Обучение проходило дистанционно. Пользователи быстро освоили работу в системе. - Сопровождение
Заключён договор 1С:ИТС, обеспечивающий методическую и техническую поддержку.
Результат
Внедрение «1С:Документооборот ПРОФ» позволило компании систематизировать все процессы, связанные с документами и поручениями. Достигнуты ключевые цели проекта:
- Создано централизованное хранилище всех видов документов.
- Внедрён полнотекстовый поиск с разграничением прав доступа.
- Организован учёт входящих, исходящих и внутренних документов.
- Настроен процесс контроля поручений и их исполнения в срок.
- Автоматизировано согласование договоров и документов на оплату.
- Руководство получило прозрачную отчётность по согласованиям, срокам и эффективности исполнения задач.
Эффект от внедрения:
- Существенное сокращение времени на поиск и обработку документов.
- Повышение прозрачности процессов внутри компании.
- Улучшение качества взаимодействия с клиентами и партнёрами.
- Повышение дисциплины исполнения поручений и соблюдения сроков.
Система успешно сдана в промышленную эксплуатацию. Компания «Бауверк» полностью удовлетворена результатами проекта и планирует продолжение сотрудничества с ООО «1-й Советник».