Внедрение системы бюджетного управления на базе программного продукта «1С:Управление Холдингом» в ГК «Атлас Девелопмент»

Заказчик

Атлас Девелопмент – Российская девелоперская компания со штаб-квартирой в Екатеринбурге. Основное направление деятельности это создание и управление жилыми, коммерческими и курортными объектами недвижимости.

Компания разработала концептуально новый подход в проектировании и строительстве – Жилую экосистему. Данная концепция позволяет объединить жильцов, онлайн и офлайн-сервисы, различные предприятия, общественные пространства и интегрировать их в повседневную жизнь резидента жилого комплекса.

Проекты отличает удобная локация, уникальный архитектурный ансамбль, гармонирующий с существующей застройкой, и современные инженерные решения, направленные на достижение максимального уровня комфорта резидентов.

Компания Атлас Девелопмент входит в ТОП-5 застройщиков Свердловской области по объему строительства. Команда насчитывает около 450 специалистов, а земельный банк – 4,4 млн м².

Цели и задачи проекта

К моменту старта проекта перед Атлас Девелопмент стояла задача перейти от разрозненных инструментов финансового планирования к единой системе бюджетного управления на уровне группы компаний. Новая система должна обеспечивать руководство своевременной и достоверной информацией для принятия управленческих решений.

Ключевые задачи проекта:

Внедрить в компании полный цикл бюджетного управления в разрезах ЦФО.
Обеспечить корректное планирование бюджетов по центрам финансовой ответственности.
Автоматизировать сбор плановых данных по группе компаний и сопоставление фактических затрат.
Перенести процесс бюджетирования и формирования управленческой отчетности в единую систему с хранением версий данных.
Обеспечить ответственность за управление бюджетами по каждому ЦФО.
Автоматизировать процесс выделения внутригрупповых операций по группе компаний.
Автоматизировать процесс подготовки управленческой отчетности.

Ситуация до старта проекта

До старта проекта процесс создания, выполнения, контроля и анализа бюджетов организации вёлся разрозненно: формировался в таблицах Excel, а затем сопоставление данных проводилось при помощи ручной выгрузки отчетов из «1С:ERP», и их соотнесения по определенным условиям.

Такая модель была очень трудоемкой, зависела от человеческого фактора и не обеспечивала необходимой скорости и точности подготовки отчетности.

Сложности, которые необходимо было решить:

Отсутствие единого стандарта работы с бюджетами.
Высокая трудоемкость и длительность процесса консолидации.
Риск ошибок из-за ручных операций.
Отсутствие полноценного план-фактного контроля снижало обоснованность инвестиционных решений.
Снижение скорости принятия управленческих решений.
Высокая нагрузка на руководителей из-за недостатка инструментов анализа.

При масштабировании бизнеса данные ограничения стали критичными.

Автоматизация была необходима для выстраивания единого подхода к работе с бюджетами внутри компании, чтобы сотрудники, отвечающие за ЦФО, действовали по унифицированному алгоритму и последовательности операций, что в итоге позволит повысить точность данных и ускорить процесс бюджетирования.

Архитектура решения и масштаб проекта

Для автоматизации такого важного процесса в своей компании, Атлас Девелопмент обратились в ООО «1-й Советник» – лидера уральского региона в реализации проектов внедрения и дальнейшего сопровождения на базе программ «1С» в секторе B2B.

В качестве решения поставленных задач специалистами «1-й Советник» был предложен вариант автоматизации всего бюджетного цикла на базе программного продукта «1С:Управление Холдингом». Выбор был обусловлен возможностью построения единого контура бюджетирования, поддержки сложной финансовой структуры организации и реализации план-фактного анализа в требуемых разрезах.

Автоматизация охватила всю финансовую структуру компании и было развернуто более чем на 100 рабочих местах. Система интегрирована с действующими учетными контурами, включая «1С:ERP», что обеспечило автоматическое получение фактических данных и их сопоставление с плановыми показателями.

Функциональные рамки проекта:

Синхронизация данных с другими программами.
Управление пользователями и доступом.
Процессы и согласование.
Внутригрупповые операции (ВГО).
Бюджетирование.
Бизнес-анализ.

Ключевые этапы проекта автоматизации

Регламентация и автоматизация Финансовой структуры.
Регламентация и автоматизация бюджетной структуры.
Регламентация и автоматизация бюджетного планирования.
Регламентация и автоматизация управленческого факта:
- разработана Методология управленческого учета;
- выполнена донастройка объектов системы 1С под разработанную технологию;
- настроена интеграция НСИ (справочники, используемые в Бюджетном управлении);
- настройка БДДС (факт): В системе формируются План/фактные отчеты по БДДС в разрезе ЦФО;
- настройка факта выручки по БН: В системе формируется план/фактный отчет по выручке в разрезе ЦФО;
- настройка учета затрат: В системе формируется план/фактный отчет по затратам в разрезе ЦФО;
- настройка правил разнесения ОПР/ОХР и функциональных бюджетов.
Обучение сотрудников в рамках деловой игры «Мы строим Дом».
Положение о ФЭА (Финансово-экономический анализ) включая Баланс.
Запуск системы в опытную эксплуатацию.

Особенности и уникальность проекта

Ключевой особенностью проекта стало то, что «1-й Советник» предложил не только внедрение программного продукта, но и комплексную проработку методологии бюджетного управления с последующей ее формализацией в системе.

Работы велись поэтапно: от регламентации финансовой и бюджетной структуры до настройки процессов планирования и формирования фактических данных. Параллельно была разработана методология управленческого учета, которая легла в основу системы.

В системе реализованы механизмы формирования план-фактной отчетности по ключевым показателям – движению денежных средств, выручке и затратам – в разрезе ЦФО, юридических лиц и проектов строительства. Настроены правила распределения косвенных расходов (ОПР и ОХР), а также автоматизированы процессы учета внутригрупповых операций.

Отдельное внимание было уделено обучению: для сотрудников компании Заказчика проведена деловая игра «Мы строим Дом», направленная на формирование понимания принципов бюджетного управления и повышения вовлеченности в процесс. Сотрудники ключевых подразделений освоили инструменты финансово-экономического анализа и получили практические навыки работы с системой бюджетного управления.

Проект реализовывался в условиях изменяющихся внутренних процессов заказчика, что потребовало гибкости в подходах и корректировки ранее принятых решений без потери целостности архитектуры.

Результаты проекта

По итогам внедрения ГК «Атлас Девелопмент» получили централизованную систему бюджетного управления, обеспечивающую:

работу в единой информационной среде с хранением плановых и фактических данных;
автоматическое сопоставление плановых и фактических показателей по заданным правилам;
формирование управленческой отчетности в разрезе ЦФО, юридических лиц и проектов строительства;
прозрачность финансовых показателей по группе компаний;
сокращение сроков подготовки отчетности;
повышение точности данных и снижение риска ошибок за счет минимизации ручных операций;
повышение ответственности сотрудников за исполнение бюджетов.

В результате компания сформировала устойчивую основу для оперативного и обоснованного принятия управленческих решений. Дальнейшее взаимодействие с заказчиком направлено на развитие функциональности системы и сопровождение внедренного решения.